Hoe Tom Bleys Woningventilatie preventief onderhoud inplant met automatische communicatie

Tom Bleys Woning Ventilatie is een gespecialiseerd installatiebedrijf dat zich richt op het installeren en onderhouden van ventilatiesystemen in woningen, appartementen en niet-residentiële gebouwen. Ze bieden een breed scala aan systemen, waaronder C, C+ en D, en zorgen ervoor dat hun klanten kunnen genieten van een optimale luchtkwaliteit en comfort in hun leef- en werkomgeving. Ze leggen de lat zeer hoog, niet enkel voor hun installaties maar ook voor operationele back office processen. Klantentevredenheid staat bij hen centraal, en dat begint al bij de planning van hun afspraak. 

Uitdagingen

De planning van de installaties is vrij eenvoudig te managen maar de planning van het periodiek onderhoud was een tijdrovende en inefficiënte taak voor Tom Bleys Woning Ventilatie. Techniekers kunnen tot 6 opdrachten op verschillende locaties per dag krijgen. Maandelijks haalde de planningsverantwoordelijke een lijst uit hun CRM-systeem, Teamleader, met daarin de klanten met een servicecontract voor wie een preventief onderhoud opnieuw mag ingepland worden. Elke klant kreeg afzonderlijk een mail met de vraag of ze het onderhoud wensen in te plannen. Indien de klant bevestigde, werd deze klant ingepland op basis van regio's en kreeg de klant een nieuwe, manuele mail met een voorstel van datum en uur. Nadat de klant definitief was ingepland, kreeg deze ook nog eens een handmatige bevestigingsmail vooraf om no-shows te vermijden.  Deze aanpak bracht diverse uitdagingen met zich mee: 

• Tijdsintensief: Het mailen, af en toe bellen en opvolgen van klanten voor het plannen van afspraken nam dagelijks veel tijd in beslag voor de back office, wat ten koste ging van andere belangrijke taken.
• De planning kon efficiënter: Het handmatig plannen van afspraken in de agenda's van de techniekers gebeurde op basis van vaste regio's per dag. Deze structuur en clustering van de opdrachten zorgt dat techniekers geen al te grote afstanden moeten afleggen op een dag. Toch vroeg een efficiënte routeplanning binnen de regio's heel wat denkwerk en zijn regio's niet altijd optimaal, wat resulteerde in soms overbodige kilometers.
• Gebrek aan overzicht: Het was moeilijk om een goed overzicht te behouden van alle geplande en nog te plannen onderhoudstaken. Het continu bijhouden van welke klanten reeds wel of niet hebben geantwoord en welke communicatie ze al ontvangen hebben, was een tijdrovende taak.

Aanpak met Movetex Services

Movetex bood een oplossing met hun innovatieve software, Movetex Services. Deze planningsoftware voor buitendiensten is specifiek ontwikkeld voor servicetechniekers en helpt bij het automatiseren van het plannings- en communicatieproces. Volgende stappen werden geïmplementeerd om de uitdagingen van Tom Bleys Woning Ventilatie aan te pakken: 

• Integratie met Teamleader CRM: Dankzij de standaard integratie met Teamleader CRM, stromen uit te voeren serviceopdrachten naadloos door van Teamleader naar Movetex. Ook nieuwe opdrachten die via de website binnenkomen, stromen automatisch door na het goedkeuren van de offerte door de klant.
• Automatische planning: Met één druk op de knop genereert Movetex Services nu de meest efficiënte planning over meerdere dagen voor alle onderhouds- en serviceopdrachten. Dit omvat het voldoen aan alle vereisten zoals voorkeursdagen, tijdsvensters en skills maar ook de meest optimale routes om kilometers te minimaliseren. De planner kan ook voor één opdracht meteen de juiste oplossing vinden in de bestaande planning, dankzij ondersteuning met data en beste voorstellen.
• Digitale afspraakverwerking: Klanten ontvangen nu via automatische mails digitale afspraakvoorstellen die ze kunnen accepteren of weigeren, zonder dat er gebeld of manueel gemaild hoeft te worden. Als een klant accepteert is de statuswijziging van deze opdracht meteen zichtbaar in de software. Als een klant weigert, verdwijnt deze uit de planning van die dag en wordt deze opdracht verplaatst naar de ticket pool met openstaande opdrachten. Er wordt continu geoptimaliseerd, rekening houdend met de tijdsmarges die opgenomen zijn in de communicatie naar de klant. Dit bespaart enorm veel tijd en zorgt voor een soepel proces.

Voordelen

Sinds de implementatie van Movetex Services heeft Tom Bleys Woning Ventilatie mooie resultaten geboekt in de back office en op de baan:

• Tijdwinst: Het automatiseren van het planningsproces en de communicatie heeft de tijd die besteed wordt aan het maken van afspraken drastisch verminderd, waardoor medewerkers zich kunnen richten op belangrijkere taken.
• Hogere productiviteit: Dankzij de slimme algoritmes van Movetex Services is de planning nu continu geoptimaliseerd en super efficiënt. Er wordt geen gebruik meer gemaakt van regio's maar toch zijn de kilometers verminderd en zijn de werkuren van de techniekers zoveel mogelijk ingevuld met opdrachten bij de klant. 
• Een duidelijk overzicht: Planners hebben nu een duidelijk overzicht van alle geplande en nog te plannen taken, maar ook van de status van de planningsvoorstellen. Dit draagt bij aan een betere organisatie en minder stress.
• Een nóg betere klantenervaring: Klanten kunnen gemakkelijk en snel afspraken accepteren of weigeren, wat hun ervaring met de service verbetert. Zo hoeven ze zelf geen actie meer te ondernemen door te antwoorden op mails of te bellen naar de back office. 

Tom Bleys Woning Ventilatie heeft met de hulp van Movetex Services een grote stap gezet in het optimaliseren van hun planningsproces. Dit heeft niet alleen geleid tot een hogere efficiëntie en productiviteit, maar ook tot een hogere tevredenheid bij zowel medewerkers als klanten.