Hoe Signpost 85% van de planningstijd bespaart dankzij centrale planning

Signpost is een snelgroeiende technologiegroep die zich richt op de digitalisering van het Europese onderwijs. Ze combineren hardware, software en training in één geïntegreerde totaaloplossing voor onderwijsinstellingen. Hun Academic Hardware-divisie is inmiddels een vertrouwde naam in het leveren en onderhouden van laptops op scholen.

Uitdaging

Met ondertussen meer dan één miljoen apparaten onder contract, is het onvermijdelijk dat scholen regelmatig laptops hebben die onderhoud of herstelling vragen. Deze variabiliteit en onzekerheid in de vraag maken de planning van 45 deskundige technici op de baan zeer complex. Met de next business day service belofte ontzorgt Signpost elke school in haar klantenportefeuille. Een belofte die enkel kan worden gegarandeerd als het planningsproces hier ook klaar voor is.

Oplossing

Na een grondige audit van de planningsprocessen werd besloten om de decentrale planning in de zes regio’s los te laten en te centraliseren. Vanuit een buikgevoel kiezen bedrijven snel voor afzonderlijke decentrale planningen (een vuistregel is bijvoorbeeld om per provincie te plannen). Hoewel dit onmiddellijke structuur biedt en vaak ook efficiënt lijkt (‘iedereen werkt zo toch in de buurt’), kent dit meestal ook een groot aantal neveneffecten.

Wanneer de planning opgesplitst is per regio, gaat er veel efficiëntie verloren. Technici van verschillende regio’s komen vaak in dezelfde grensgebieden terecht. Bovendien wordt een hoge werkdruk in de ene regio niet gecompenseerd door een lagere vraag in een andere.  De consistentie in werking tussen regio’s gaat snel verloren en de totale planningstijd stijgt.

“Door onze planning te centraliseren met Movetex Services, hebben we de efficiëntie verhoogd, de kosten verlaagd en de service voor scholen verbeterd. We kunnen onze next business day service belofte waarmaken en ontzorgen onze klanten.”Timothy Steleman, CTO, Signpost

Resultaat

Eén planner beheert nu dagelijks de globale planning van alle Signpost-technici, zonder dat regio’s hun eigenheid en autonomie verliezen (opvolging van calamiteiten, ziektes en verloven, dispatching naar de servicetechnici, etc.).

Met één druk op de knop worden alle afspraken in bulk ingepland, zonder efficiëntieverlies. De belangrijkste KPIs:

• Minder planningstijd (-85%).
• Lagere transportkost voor de technici (-35%).
• Meer werk gedaan (+25%) en dus meer bezochte scholen en minder openstaande cases.

De planning vormt zo niet langer een bottleneck maar een groeiversneller voor Signpost.