Hoe de 30 techniekers van Watergenius 33% minder kilometers rijden met Movetex

Watergenius is een innovatieve speler in waterbehandelingstechnologieën, met een sterke focus op waterontharders voor huishoudens en professionele toepassingen. Met 30 servicetechniekers voert het bedrijf jaarlijks meer dan 40.000 opdrachten uit, voornamelijk periodieke onderhoudsbeurten, interventies en opstarten.

Om deze hoge volumes efficiënt te blijven organiseren, werkte Watergenius jarenlang met een grotendeels manuele planning. Acht planners vergeleken handmatig beschikbaarheden, skills, regio’s en routes, en contacteerden klanten telefonisch om afspraken vast te leggen. Dat proces was bijzonder tijdsintensief en moeilijk schaalbaar.

Daarom koos Watergenius voor Movetex als slimme planningslaag bovenop hun Odoo-ERP.

Van manueel puzzelwerk naar datagedreven beslissingen

“Onze planners waren vroeger vooral bezig met bellen en puzzelen,” vertelt Terry De Reydt, COO bij Watergenius. “Het was enorm moeilijk om tegelijk rekening te houden met beschikbaarheden, vaardigheidsniveaus, afstanden en efficiëntie. Dat gaf weinig overzicht en veel druk op het team.”

Bovendien had Watergenius eerder al geïnvesteerd in een andere planningsoplossing die niet voldeed op vlak van gebruiksgemak, resultaten en implementatie. De lat lag dus hoog.

“Wat we zochten, was geen extra complexiteit, maar net een systeem dat onze planners ondersteunt in het maken van de juiste keuzes. Movetex doet precies dat.”

“De implementatie van Movetex verliep opvallend vlot,” vervolgt Terry. “Van de analyse van onze planning en de opzet van het systeem tot de opleiding van onze planners: alles werd stap voor stap begeleid. Daardoor konden we snel aan de slag en merkten we meteen resultaat.”

Slimme ondersteuning voor planners en efficiëntere routes

Vandaag stuurt Odoo automatisch opdrachten door naar Movetex. Watergenius start met een bulkplanning via het optimalisatie-algoritme van Movetex. Dit stelt eerst efficiënte routes en planningen voor op basis van locatie, beschikbaarheid, werkuren en vaardigheidsniveaus van techniekers. Vervolgens worden de klanten digitaal uitgenodigd via e-mail of sms om hun afspraak te bevestigen.

Op basis van de respons en de bestaande planning ligt er al een goede basis. Planners vullen daarna manueel aan, maar altijd ondersteund door de twee soorten ‘beste voorstellen’:

• Voor een specifieke opdracht zien ze direct welke technieker, datum en tijdslot het meest efficiënt zijn.
• Bij open ruimte in een route toont Movetex welke nog te planen opdrachten het best aansluiten, inclusief klantgegevens om snel te kunnen bellen of bevestigen.

“Het doel is dat onze planning zo efficiënt mogelijk gevuld wordt,” legt Terry De Reydt uit. “We starten met de eerstvolgende dagen en vullen daarna de dagen verder vooruit aan. Voor de dagen die dichtbij liggen mikken we op een volle bezetting, iets verder vooruit streven we naar ongeveer 90%, en voor de dagen daarna ongeveer 80%. Zo weten onze planners waarop ze eerst moeten focussen en kunnen ze optimale routes bouwen.” 

Alle planningsdata vloeien daarna terug naar Odoo, waar het verdere proces naadloos wordt opgevolgd via de mobile app voor techniekers, opvolging en facturatie.

“Movetex helpt onze planners om sneller en met meer vertrouwen beslissingen te nemen. Dat geeft rust in het team én betere resultaten op het terrein.”Terry De Reydt, COO, Watergenius

Meetbare impact op de baan

De grootste winst voor Watergenius zit in de efficiëntie van de buitendienst.

Voor de invoering van Movetex reden techniekers gemiddeld 150 kilometer per dag. Vandaag is dat nog ongeveer 100 kilometer, een daling van 33%. Daardoor daalde de rijtijd aanzienlijk en ontstond er ruimte om meer opdrachten per dag uit te voeren.

Het gemiddelde aantal opdrachten per technieker steeg van 6,5 naar 7 per dag, met ruimte tot 8 wanneer nodig. Watergenius kiest er bewust voor om die grens te bewaken.

“We willen absoluut vermijden dat efficiëntie ten koste gaat van kwaliteit,” zegt Terry. “Onze techniekers moeten voldoende tijd hebben voor de klant. Movetex geeft ons de controle om die balans perfect te bewaken.”

“Dankzij de betere routes rijden onze techniekers minder kilometers, verliezen ze minder tijd onderweg en kunnen ze meer klanten bedienen zonder extra druk.”Terry De Reydt, COO, Watergenius

Meer rust in planning en klaar voor verdere groei

Naast de operationele winst op het terrein, voelt Watergenius ook een duidelijke impact in de backoffice. Het overzicht is aanzienlijk verbeterd, en afwezigheden in het planningsteam worden nu eenvoudig opgevangen.

“Het grootste verschil is misschien wel de rust die is teruggekeerd in het team,” besluit Terry. “We zijn vandaag beter georganiseerd, kunnen makkelijker groeien in aantal techniekers en weten dat onze planning dat aankan. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.”