Hoe FitnessKing 80% van de afspraken digitaal laat bevestigen

FitnessKing is de grootste speciaalzaak in fitnessapparatuur van de Benelux en hun dienstverlening gaat verder dan verkoop. Het familiebedrijf wil installaties, onderhoud en herstellingen aan huis zo snel, efficiënt en klantvriendelijk mogelijk inplannen. Het manuele planningsproces vroeg veel tijd en communicatie met klanten verliep vaak moeizaam. Om dit te verbeteren en meer digitale afspraken te realiseren, koos FitnessKing voor Movetex.  

Planning voor service: een tijdrovende uitdaging

Bij FitnessKing lag de focus altijd op klanttevredenheid, maar het efficiënt inplannen van installaties, herstellingen en leveringen was een complexe puzzel. “Bij het plannen van afspraken verloren we vooral veel tijd bij de communicatie,” vertelt Nikolas Van der Veken, General Manager. “Klanten zijn niet altijd telefonisch bereikbaar en over-en-weer gemail duurt lang.”

De vier techniekers van FitnessKing voeren opdrachten uit van verschillende duur, met soms meerdere techniekers per taak. Voorheen zocht de back office handmatig in de agenda’s naar beschikbare tijdsloten en belde de klant een voorstel. Niet zelden belandde men op de voicemail of in een langdurige mailwisseling, waardoor planning stressvol en foutgevoelig was.

“Bij het plannen van afspraken verloren we vooral veel tijd bij het communiceren. Klanten zijn niet altijd telefonisch bereikbaar en over-en-weer-gemail duurt lang.”Nikolas Van der Veken, General Manager, FitnessKing

Movetex Services: overzicht en slimme automatisering

FitnessKing koos voor Movetex Services, volledig geïntegreerd met Odoo. Zodra een opdracht in Odoo wordt goedgekeurd, wordt automatisch een ticket aangemaakt in Movetex. Alle vereisten – type opdracht, duur, voorkeuren van de klant en het aantal benodigde techniekers – worden meegenomen in de planning. Movetex genereert automatisch de beste combinaties, houdt rekening met reistijden en werkuren, en stelt de planner slimme opties voor extra opdrachten voor.

Klanten ontvangen automatisch een digitaal afspraakvoorstel via het Customer Portal van FitnessKing. Ze hebben 48 uur om te bevestigen of weigeren. Bij weigering of geen reactie wordt de planner direct op de hoogte gebracht en kan een alternatief voorstel worden gestuurd. Zo verloopt meer dan 80% van de afspraken zonder telefonisch contact.

Techniekers gebruiken de Mobile Workforce App om hun planning te volgen, opdrachten uit te voeren, foto’s en handtekeningen te verzamelen, en feedback te geven. Materialen en voorraadstromen worden automatisch gesynchroniseerd met Odoo, zodat administratie en facturatie altijd up-to-date zijn.

“Movetex Services is gekoppeld met ons ERP. Vanaf een opdracht aanvaard wordt in Odoo, gebeurt het volledige plannings- en uitvoeringsproces in Movetex.”Nikolas Van der Veken, General Manager, FitnessKing

Meer efficiëntie en een betere klantbeleving

Sinds de implementatie van Movetex is de planning veel efficiënter. De back office kan snel en overzichtelijk plannen, ongeplande omstandigheden oplossen en meerdere opdrachten optimaal combineren. De techniekers hebben volledige inzicht in hun planning, kunnen onderweg communiceren met de back office en hoeven niet meer te bellen voor details of materiaal.

Het grootste voordeel volgens Nikolas is de drastische daling van telefonische oproepen. Meer dan 80% van de afspraken verloopt digitaal, en klanten volgen hun technieker live via het Customer Portal. Hierdoor is de klanttevredenheid gestegen, terwijl planners tijd winnen voor andere taken.

“Met enkele klikken plannen we nu onze afspraken efficiënt in en versturen we een uitnodiging naar de klant. Meer dan 80% accepteert deze digitaal, zonder telefonisch contact.”Nikolas Van der Veken, General Manager, FitnessKing