Hoe Aquaflam jaarlijks 6.000 onderhoudsbezoeken efficiënter plant met Movetex

Als expert in brandbeveiliging levert Aquaflam oplossingen voor de installatie en het onderhoud van eerste interventiemiddelen, waaronder brandblussers en haspels. Met een team van meer dan 10 servicetechniekers, voert Aquaflam jaarlijks zo’n 6.000 onderhoudsbezoeken uit, goed voor het beheer en de controle van meer dan 100.000 toestellen.

Om die grote stroom aan periodieke controles, herstellingen en vervangingen efficiënt te blijven organiseren, koos Aquaflam voor de slimme planningssoftware van Movetex, volledig geïntegreerd met hun eigen ERP-systeem.

Van manueel mailverkeer naar digitale flow

Voor de implementatie van Movetex gebeurde de planning bij Aquaflam grotendeels manueel. “Afspraakvoorstellen werden per mail verstuurd, daarna begon het heen-en-weer mailen met klanten om een datum vast te leggen,” vertelt Niels Wittouck, servicemanager bij Aquaflam. “Dat vroeg enorm veel tijd en opvolging van de planners, terwijl het eigenlijk puur administratief werk was.”

Met duizenden jaarlijkse onderhoudsbezoeken werd die werkwijze steeds minder schaalbaar. Aquaflam zocht een oplossing die zowel hun planning als hun klantcommunicatie kon professionaliseren én automatiseren.

“Wat ons meteen aansprak bij Movetex, was de combinatie van slimme planning en digitale communicatie met klanten. Het systeem denkt echt mee met onze planners,” aldus Niels.

“Vroeger was plannen vooral zoeken en mailen. Vandaag krijgen we meteen slimme voorstellen en verloopt de communicatie grotendeels automatisch.”Niels Wittouck, Servicemanager, Aquaflam

Slimme planning, gekoppeld aan eigen ERP

Vandaag is Movetex volledig geïntegreerd met het intern ontwikkelde ERP-systeem van Aquaflam. Nieuwe opdrachten worden automatisch doorgestuurd naar Movetex. Zodra een klant zijn afspraak digitaal bevestigt, vloeit de planningsinformatie automatisch terug naar het ERP.

Planners maken dagelijks gebruik van functies zoals beste voorstel, waarbij Movetex automatisch suggereert welke technieker, welke dag en welke route het meest efficiënt zijn. Daarnaast kunnen planners ook meerdere opdrachten in één keer plannen over meerdere dagen, waarbij Movetex meteen zorgt voor een optimale verdeling en route, met één druk op de knop. Daardoor hoeven planners niet langer manueel te puzzelen.

Gemiddeld bezoekt een technieker 4 tot 7 locaties per dag. Dankzij geoptimaliseerde routes realiseren de techniekers van Aquaflam vandaag volle werkdagen met gemiddeld 65 kilometer en ongeveer 1 uur rijtijd per dag. Het resultaat: lagere verplaatsingskosten en een hogere productieve inzet van de beschikbare capaciteit.

“Onze routes zijn vandaag veel logischer opgebouwd. We verliezen minder tijd onderweg en halen meer uit elke werkdag.”Niels Wittouck, Servicemanager, Aquaflam

70% van de klanten bevestigt digitaal

Ook de klantcommunicatie werd volledig herdacht. Na het inplannen van opdrachten verstuurt Aquaflam via Movetex digitale afspraakuitnodigingen per e-mail. Klanten kunnen hun voorstel met één klik bevestigen of weigeren.

Vandaag bevestigt ongeveer 70% van de klanten hun afspraak volledig digitaal, zonder dat er nog telefonisch of per mail moet worden opgevolgd.

“Dat betekent concreet dat we voor zeven op de tien klanten geen manuele actie meer moeten doen,” legt Niels uit. “Die tijdwinst in de backoffice is enorm. Vroeger waren planners uren per dag bezig met mails versturen en opvolgen. Vandaag kunnen ze focussen op uitzonderingen of op klanten die niet digitaal bevestigen.”

“De bulkmails en digitale bevestigingen besparen ons dagelijks ontzettend veel opvolgwerk. Dat voel je meteen in het team.”Niels Wittouck, Servicemanager, Aquaflam

Meetbare resultaten in planning en backoffice

De impact van Movetex is duidelijk voelbaar in de dagelijkse werking. De planning verloopt sneller en consistenter, de routes zijn efficiënter en de administratieve opvolging is sterk gedaald dankzij digitale communicatie.

Planners kunnen meer werk verwerken met hetzelfde team, zonder extra druk. Wijzigingen kunnen eenvoudig aangepast worden zonder dat de hele planning herwerkt moet worden.

“Onze servicewerking is vandaag veel beter beheersbaar,” besluit Niels. “We besparen tijd, werken gestructureerder en kunnen onze klanten correcter en sneller bedienen. Dat is exact wat we zochten.”