Hoe Tom Bleys zijn onderhoudsplanning automatiseert en planners 70% tijd bespaart

Bij Tom Bleys Woningventilatie groeit het aantal onderhoudscontracten jaar na jaar. Elke technieker voert gemiddeld 6 à 7 onderhoudsbeurten per dag uit, verspreid over heel Vlaanderen. 

Vroeger gebeurde de planning volledig manueel: maandelijks een lijst uit Teamleader trekken, elke klant apart mailen met de vraag of ze onderhoud wensten, antwoorden bijhouden in Excel, handmatig een datum en uur voorstellen, en nog eens een herinneringsmail versturen. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Om dit efficiënter en schaalbaar te maken, stapte het bedrijf over op Movetex, de slimme planningssoftware voor service- en onderhoudsteams.

Van handmatig puzzelen naar één klik

“De planning van preventief onderhoud slorpte vroeger echt te veel tijd op,” vertelt Tom Bleys, zaakvoerder. “We waren uren per dag bezig met mailtjes versturen, opvolgen en manueel schuiven in agenda’s. Met de groei die we doormaken, konden we dat niet blijven doen.”

Met Movetex Services is dat volledig veranderd:

• Openstaande onderhoudsopdrachten komen automatisch binnen uit Teamleader.
• Met één druk op de knop genereert de software direct een geoptimaliseerde meerdaagse planning: de juiste technieker, de kortste routes, rekening houdend met voorkeuren en tijdsvensters.
• Klanten krijgen een digitaal afspraakvoorstel per mail of sms dat ze met één klik kunnen bevestigen of weigeren. Accepteert de klant? Dan staat de afspraak meteen vast. Weigert hij? Dan verdwijnt de opdracht automatisch uit die dag en komt hij terug in de pool voor een nieuw voorstel.

“Vroeger kostte het inplannen van onderhoud ons uren per dag,” vertelt Tom Bleys, zaakvoerder. “We mailden elke klant apart, moesten antwoorden bijhouden en alles handmatig in de agenda’s krijgen. Met de groei van ons onderhoudsportfolio werd dat onhoudbaar.”

“Movetex denkt mee en doet het denkwerk voor ons. We hoeven bijna niet meer bij te sturen en hebben eindelijk overzicht.”Tom Bleys, zaakvoerder

Minder kilometers, meer opdrachten, tevreden klanten

Dankzij de slimme algoritmes zijn de vroegere vaste regio’s niet meer nodig. Movetex clustert opdrachten nog beter, waardoor techniekers gemiddeld 18% minder kilometers rijden en toch meer klanten per dag kunnen helpen. De digitale communicatie zorgt ervoor dat 85% van de afspraken zonder telefonisch contact wordt bevestigd en het aantal no-shows sterk is gedaald.

“Onze planners hebben eindelijk tijd voor andere taken, de techniekers rijden efficiënter en de klanten vinden het superhandig. Dit is precies de professionaliseringsslag die we nodig hadden.”Tom Bleys, zaakvoerder

Klaar voor verdere groei

Met Movetex Services is het onderhoudsproces volledig geautomatiseerd en overzichtelijk. Tom Bleys Woningventilatie kan nu zonder extra administratieve belasting verder groeien en blijft zijn belofte van snelle, transparante en kwalitatieve service waarmaken.