Hoe labo Eurofins ECCA dagelijks 19% minder kilometers rijdt met Movetex

Eurofins ECCA is één van de grootste laboratoria in België, actief in voedings-, voeder- en milieuonderzoek. Met een team van meer dan 130 medewerkers voert Eurofins ECCA dagelijks tientallen staalnames uit bij klanten verspreid over Vlaanderen. Ook hebben ze een eigen dienst die stalen bij klanten gaat ophalen om vervolgens in het labo te analyseren en ze zijn daarbij enorm servicegericht.

Om deze groeiende field service-activiteiten efficiënt aan te sturen, stapte Eurofins ECCA over van manuele planning en papieren formulieren naar de slimme field service planning software van Movetex.

Uitdagingen

“Dagelijks bezoeken wij bij Eurofins ECCA gemiddeld 70 klanten verspreid over Vlaanderen om stalen op te halen,” vertelt Tineke Desmet, Customer Operations Manager. “Voor sommige klanten hebben we zeer nauwe tijdsvensters, en stalen moeten op specifieke uren in het labo zijn zodat we tijdig de resultaten kunnen communiceren. Dat maakte de planning enorm complex en tijdsintensief.”

Tineke legt uit dat de oude software onvoldoende was: “De aanzet van onze planning gebeurde met een verouderd systeem en drie planners werkten voortdurend handmatig last-minute wijzigingen weg. Dat kostte ons dagelijks veel tijd.”

Daarnaast was de capaciteit een uitdaging. “Met zeven interne chauffeurs en maximaal drie externe chauffeurs was het moeilijk om alle opdrachten rond te krijgen. En onze chauffeurs werkten met papieren rittenbladen, waardoor feedback via de backoffice naar het labo moest worden doorgegeven. Klanten wisten vaak niet wanneer wij zouden aankomen en kregen geen bevestiging dat de ophaling had plaatsgevonden.”

Tineke benadrukt dat er nog een tweede dynamiek was: “Naast de stalenophalingen plannen we dagelijks ook een dertigtal monsternemers en asbestdeskundigen op locatie. Dit zijn geen vaste dagplanningen, het is een continu doorlopende en dynamische planning waarbij afspraken met klanten cruciaal zijn. We zochten een oplossing die zowel de complexe stalenplanning als deze dynamische veldplanning in één systeem kon combineren. 

“Het gehele proces van planning, uitvoering en communicatie naar de klant is nu gedigitaliseerd, geoptimaliseerd en verloopt een heel pak efficiënter.”Tineke Desmet, Customer Operations Manager, Eurofins ECCA​

Oplossingen

“Tineke Desmet legt uit hoe Movetex ons heeft geholpen: ‘Met Movetex berekenen we nu met één druk op de knop de meest efficiënte planning. Alle vereisten worden meegenomen: tijdsvensters, werkuren, skills van onze monsternemers en chauffeurs, en prioriteiten.’”

Dankzij de Mobile App hebben inspecteurs en monsternemers nu een digitaal rittenblad. “Ze kunnen ter plaatse feedback invullen, handtekeningen verzamelen en foto’s maken, terwijl wij in de backoffice real-time de voortgang volgen en automatische rapporten ontvangen,” zegt Tineke.

Ook de klantcommunicatie is volledig geautomatiseerd. “Voorheen moesten we klanten telkens bellen om aan te kondigen dat we eraan kwamen. Nu krijgen ze vooraf een aankomsttijd, een herinnering een uur voor de afspraak en achteraf een PDF met het bewijs van de ophaling. Dat gebeurt volledig digitaal en in onze huisstijl. Het bespaart ons enorm veel tijd én verhoogt de klanttevredenheid.”

Tineke: “Het gehele proces van planning, uitvoering en communicatie naar de klant is nu volledig gedigitaliseerd en verloopt veel efficiënter. Onze planners hebben tijd om vooruit te denken in plaats van continu brandjes te blussen.”

“Movetex toonde vooraf met een Proof of Concept aan welke resultaten ze konden behalen. En dit hebben ze ook waargemaakt.”Tineke Desmet, Customer Operations Manager, Eurofins ECCA​

Resultaten

Dankzij Movetex zijn de efficiëntie en service duidelijk verbeterd. “Waar we vroeger soms tot drie externe chauffeurs nodig hadden, volstaat nu in de meeste gevallen slechts één. De backoffice besteedt veel minder tijd aan het oplossen van de puzzel van last-minute wijzigingen en onze inspecteurs werken 100% digitaal.”

Tineke benadrukt het effect op de klantbeleving: “Klanten bellen niet meer met vragen over de ophaling van hun stalen. Dankzij automatische digitale bevestigingen en het ophaalbewijs zijn discussies uitgesloten. De klanten zijn enthousiast over de nieuwe manier van werken, en wij kunnen ons focussen op service en kwaliteit.”

“Movetex heeft onze verwachtingen volledig waargemaakt. Planning, uitvoering en klantcommunicatie verlopen nu veel efficiënter en professioneler. Zelfs als we nog eens tegen iets aanlopen, is het Movetex-team altijd bereikbaar voor ondersteuning,” besluit Tineke Desmet.

“Movetex toonde vooraf met een Proof of Concept aan welke resultaten ze konden behalen. En dit hebben ze ook waargemaakt.”Tineke Desmet, Customer Operations Manager, Eurofins ECCA​