Hoe Movetex DrySolutions’ planning en dossierbeheer voor 35 techniekers transformeert

DrySolutions is gespecialiseerd in lekdetectie en efficiënt oplossen van waterschade in woningen, in samenwerking met partner AG Insurance. Met een team van 35 techniekers voert het bedrijf jaarlijks duizenden interventies uit. Door de groei van DrySolutions werd hun manuele planning onhoudbaar en een slimme, geïntegreerde oplossing noodzakelijk.

Pascal Menten, General Manager van DrySolutions, vertelt: "Onze groeiende stroom aan dossiers vroeg om een slimme oplossing. Samen met Movetex hebben we een volledige workflow van A tot Z uitgedacht. Van het moment dat een dossier binnenkomt tot aan de facturatie. Voor het eerst hebben we een volledig systeem dat alles echt verbonden en efficiënt maakt."

Slimme planning brengt rust en tevredenheid bij de werknemers

“De grootste verandering zit in de planning,” vertelt Pascal. “Vroeger moesten onze planners elk dossier manueel verwerken en inplannen. Dat vroeg heel wat puzzelwerk: welke skills zijn nodig, wie kan wanneer, en wat is de beste route? Dat was enorm tijdrovend en foutgevoelig."

“In Movetex zien planners met één klik het beste voorstel voor elke afspraak en hoeven ze daar niet meer over na te denken,” zegt Pascal. “Ze bellen naar de klant, stellen de juiste vragen en kunnen meteen de lekdetectie inplannen.”

DrySolutions gaat zelfs nog een stap verder. Standaard lekdetecties zonder al te veel complexiteit worden automatisch ingepland via het Movetex-algoritme. Routes worden geoptimaliseerd en afspraakvoorstellen worden verstuurd via mail of sms. Klanten kunnen met één klik bevestigen of weigeren, waarna de planning meteen wordt bijgewerkt. “Ongeveer 60% van de klanten accepteert nu meteen hun afspraak,” vertelt Pascal. “Voor die opdrachten hoeft niemand meer te bellen.”

Het verschil was meteen merkbaar in de hele organisatie. “Onze techniekers zijn tevreden,” zegt Pascal. “Dankzij de routeoptimalisatie rijden ze gemiddeld 30% minder kilometers. Ook in de backoffice brengt Movetex rust. De planning is nu gevuld voor de komende twee weken, terwijl we vroeger maar een paar dagen vooruit konden plannen. Ook afwezigheden op kantoor kunnen we vandaag veel makkelijker opvangen.”

“Onze planning verloopt nu rustiger en veel efficiënter, dat merk je in het hele team.”Pascal Menten, General Manager, DrySolutions

Overzichtelijk dossierbeheer en opvolging

Een ander belangrijk voordeel van Movetex is het volledige proces rond dossierbeheer en opvolging. “Een dossier komt via het platform van de verzekeraar binnen in Movetex,” vertelt Pascal. “Het krijgt automatisch een status, taken en deadlines toegewezen, zodat we onze SLA’s correct kunnen opvolgen en planners meteen weten wat ze moeten doen.”

Ook na de uitvoering blijft Movetex het centrale systeem. Zodra een technieker een interventie uitvoert via de PowerApps Mobile app, wordt het verslag automatisch teruggestuurd naar Movetex. “Daarna start de opvolging,” legt Pascal uit. “Regioverantwoordelijken krijgen taken om het verslag en de factuurlijnen te controleren. Als alles is goedgekeurd, zet het systeem het dossier klaar voor facturatie in Exact, wordt het verslag naar de juiste partijen gestuurd en worden alle documenten gestructureerd opgeslagen in SharePoint.” 

Die automatisering zorgt voor een enorme tijdswinst. "Facturatie die vroeger een volledige werkdag in beslag nam, gebeurt vandaag in ongeveer twee uur. De combinatie van overzicht en geautomatiseerde opvolging maakt dat we veel sneller werken. Dat maakt elke dag opnieuw een groot verschil.” 

“De opvolging van de dossiers verloopt veel eenvoudiger en efficiënter, dat scheelt enorm veel tijd.”Pascal Menten, General Manager, DrySolutions

Klaar voor verdere digitalisering

DrySolutions werkt samen met Movetex aan de volgende stap in hun planning: bij complexere opdrachten kunnen klanten binnenkort zelf slimme vragen digitaal invullen. Movetex gebruikt de antwoorden om automatisch de parameters van de opdracht te bepalen, zoals duurtijd, prioriteit en benodigde skills. Daarna kan de klant zelf een afspraakmoment kiezen, volledig geoptimaliseerd voor minimale rijtijd en efficiëntie.

“Wat onze planners vandaag nog telefonisch uitvragen, willen we slim digitaliseren,” legt Pascal uit. “Op korte termijn hoeven we klanten voor deze dossiers niet meer te bellen. Ze plannen hun afspraak wanneer het hen uitkomt, via mail of sms. Zo storen we hen niet onnodig en zijn ze veel beter bereikbaar, terwijl onze planners tijd winnen en de planning geoptimaliseerd blijft. Movetex vormt daarvoor de ideale basis.”