Hoe ECCA dagelijks 19% transportkosten bespaart met Movetex Deliveries

Laboratorium ECCA, opgericht in 1980, is een op en top Belgisch familiebedrijf. ECCA heeft zich door de jaren heen ontpopt tot één van de grootste onafhankelijke laboratoria van het land. 

ECCA streeft in hun voedings-, voeder en milieuanalyses naar het hoogste wetenschappelijke niveau. Maar droogweg de analyseresultaten meedelen, zit niet in hun DNA. De slogan luidt niet voor niets “More than a lab”. 

Meer dan 130 medewerkers zetten zich dan ook dagelijks in om hun belofte waar te maken: de beste service bieden voor hun klanten. Ze bieden oplossingen op maat en dat gaat  veel verder dan enkel de labotesten. Zo interpreteren ze de resultaten en koppelen er adviezen aan. Maar daarnaast bieden ze hun klanten nog tal van extra diensten, waaronder een eigen transportdienst voor de ophaling en levering van stalen. 

Dit servicegerichte karakter van ECCA  brengt zeker ook uitdagingen met zich mee, niet in het minst voor de planning van deze transportdienst. Ontdek in deze customer case hoe ECCA de software van Movetex gebruikt om dagelijks een efficiënte oplossing te vinden voor de zeer uitdagende planning. 

En ECCA gaat met Movetex Deliveries nog een stap verder in de digitalisatie van hun processen. De chauffeurs hebben met de Mobile App alle informatie op zak en verzamelen in real time feedback. En ook interne rapporten en de communicatie naar de klanten werd volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

“We kozen voor Movetex omwille van hun aanpak. De begeleiding die we kregen tijdens de setup was uitstekend. En ook nu blijven ze nog zeer bereikbaar voor ondersteuning.Tineke Desmet, Customer Operations Manager, LABO ECCA​

Uitdagingen

ECCA gaat dagelijks bij gemiddeld 70 klanten verspreid over Vlaanderen stalen ophalen met hun eigen transportdienst. Het bedrijf trekt de lijn door en is ook hier enorm servicegericht. Zo krijgen een aantal klanten zeer nauwe tijdsvensters voor de ophaling en moeten een groot aantal stalen voor specifieke uren in het labo zijn, zodat de uitslag tijdig naar de klant kan worden gecommuniceerd. ECCA kwam bij Movetex aankloppen met de volgende uitdagingen:

• De planning aan alle vereisten laten voldoen, was enorm moeilijk. De aanzet gebeurde door een verouderde route planning software en was onvoldoende. Nadien werd hierop verder gewerkt met drie ervaren collega’s. Ook de vele last-minute aanpassingen werden door de planners manueel opgevangen. Dit was dagelijks een zeer tijdsintensief proces.

• ECCA beschikt over 7 interne chauffeurs. Dit was onvoldoende om de dagelijkse ophalingen rond te krijgen. ECCA kan beroep doen op maximaal 3 externe, weliswaar duurdere chauffeurs om bij te springen. 

• De chauffeurs kregen hun rittenblad op papier. Daarop vulden ze dan weer belangrijke feedback in die via de back office werd doorgegeven aan het labo.

• Klanten werden niet op de hoogte gebracht van aankomsturen. Ook kregen ze geen bevestiging dat de ophaling was gebeurd. 

Tineke Desmet, Customer Operations Manager bij ECCA, legt uit waarom de keuze viel op de software van Movetex. “We verkenden de markt van route planning software en hadden gesprekken met verschillende aanbieders. Het was de aanpak van Movetex die voor ons de doorslag gaf. Eerst toonden ze met een Proof of Concept aan welke resultaten ze zouden kunnen behalen, met onze eigen data. Toen werd het al duidelijk dat ze niet enkel software leveren maar ook expertise hebben op vlak van planningen.”

“De begeleiding van Movetex tijdens de opstart was uitstekend. Ze deden een zeer grondige analyse van onze planning, betrokken onze planners en namen ook hun twijfels weg. Het team configureerde alles op maat en liet ons niet los tot we live gingen,” zegt Tineke Desmet. 

Er was nog een andere reden waarom ECCA met Movetex in zee ging. Tineke Desmet verklaart: “Naast een eigen ophaaldienst plannen we dagelijks ook een dertigtal monsternemers en asbestdeskundigen op locatie in. Dit zijn geen dagplanningen zoals bij ophaling van stalen. Het is een continu doorlopende en dynamische planning waarbij afspraken met klanten zeer belangrijk zijn. Ook voor dit soort planningen heeft Movetex oplossingen waardoor onze planners in de toekomst in één enkele planning software kunnen werken. We zagen in hen dan ook een partner voor onze verdere groei.” 

“Movetex toonde vooraf met een Proof of Concept aan welke resultaten ze konden behalen. En dit hebben ze ook waargemaakt.”Tineke Desmet, Customer Operations Manager, LABO ECCA​

Oplossingen

ECCA maakt gebruik van het Movetex Deliveries platform voor het volledige proces:

• Met een druk op de knop wordt de meest efficiënte  routeplanning berekend. Er wordt rekening gehouden met nauwe tijdsvensters van klanten, werkuren van chauffeurs, hogere kosten van externen, vereiste koelwagens, tussenstops bij ECCA en nog veel meer.  

• De chauffeurs hebben met de Mobile App een digitaal rittenblad en navigeren vlot naar al hun stops. Ze vullen op maat geconfigureerde feedbackformulieren in, verzamelen handtekeningen en trekken indien nodig foto’s. De back office kan in real time hun vooruitgang volgen en bezorgt digitale rapporten aan het labo met belangrijke info over de stalen. 

• Klanten ontvangen op voorhand de aankomsttijd via e-mail en een herinnering een uur voor de effectieve ophaling, op basis van de locatie van de chauffeur. Achteraf krijgen ze automatisch een PDF met een bewijs van de ophaling. De communicatie gebeurt volledig in de look & feel van ECCA, voor een optimale customer experience.

“Het gehele proces van planning, uitvoering en communicatie naar de klant is nu gedigitaliseerd, geoptimaliseerd en verloopt een heel pak efficiënter.”Tineke Desmet, Customer Operations Manager, LABO ECCA​

Resultaten

Dankzij Movetex Deliveries heeft ECCA de transportkosten kunnen terugdringen met 19%. De grootste besparing zit in de nood aan externe chauffeurs. Vroeger waren op sommige dagen tot drie extra externe chauffeurs nodig om de ophalingen rond te krijgen. Met Movetex Deliveries doet ECCA nog maar zeer sporadisch beroep op één enkele externe chauffeur.

De back office besteedt nu ook veel minder tijd aan het oplossen van de complexe puzzel.  Chauffeurs en laboranten werken 100% digitaal waardoor de tijd die ze spenderen aan administratie ook gevoelig gedaald is. 

Tineke Desmet ziet nog een bijkomend voordeel: “Klanten bellen niet meer met een vraag over de ophaling van hun stalen en door de Proof of Delivery zijn discussies uitgesloten.” Deze automatische communicatie werd met enthousiasme onthaald door de klanten van ECCA, die zo nóg meer inzet op service en klantenbeleving. 

“Het gehele proces van planning, uitvoering en de communicatie naar de klant hebben we kunnen digitaliseren en optimaliseren. De software is gebruiksvriendelijk en alles verloopt zeer vlot. Maar zelfs als we nu nog tegen iets aanlopen, is het team van Movetex zeer bereikbaar voor ondersteuning. Movetex heeft de verwachtingen kunnen inlossen en alles verloopt nu een pak efficiënter,” vertelt Tineke Desmet.