De onmisbare rol van planners: helden achter de schermen

In veel bedrijven met techniekers op de baan wordt de focus vaak gelegd op het tekort aan vakmensen. Dit tekort is reëel en vraagt om aandacht. Maar in de schaduw van deze discussie wordt de rol van planners en dispatchers soms ondergewaardeerd. Terwijl zij het hart van de organisatie vormen en een onmisbare schakel zijn in de dagelijkse operaties.

Planners hebben een stresserende job, staan voortdurend onder tijdsdruk en werken met veeleisende klanten. Ze balanceren tussen de behoeften van drie verschillende partijen:

• Techniekers, die een haalbare en efficiënte planning nodig hebben, maar ook soms voorkeuren hebben.
• Klanten, die verwachten dat hun eisen worden ingevuld en snel en goed bediend worden.
• Managers, die rekenen op een efficiënte planning om KPI’s te behalen.

Planners moeten niet alleen razendsnel beslissingen nemen, maar ook sterk in hun schoenen staan om de rust te bewaren in chaotische situaties. 

De uitdagingen van planners

Planners hebben te maken met:

• Het inplannen van allerlei opdrachten met andere vereisten zoals periodiek onderhoud, installaties, herstellingen en dringende interventies.
• Het voortdurend communiceren met klanten, techniekers en managers.
• Het maken van beslissingen die snel én correct moeten zijn.
• Het oplossen van onverwachte problemen, zoals annulaties of ziekte van collega's op de baan.

Deze mix van verantwoordelijkheid en hoge verwachtingen van verschillende partijen maakt hun werk uitdagend, maar ook cruciaal voor het succes van het bedrijf.

Hoe technologie de planner ondersteunt

In plaats van planners te vervangen, kan technologie hen ondersteunen om uit te blinken in hun rol. Moderne planningssoftware biedt krachtige oplossingen, zoals:

1. Slimme assistentie voor manuele beslissingen: planners blijven in controle, maar software helpt hen met overzichtelijke data en slimme voorstellen. Dit maakt het mogelijk om snel beslissingen te nemen die zowel het bedrijf als klanten tevredenstellen.

2. Automatische planning en optimalisatie: software kan complexe planningen automatisch optimaliseren op basis van reistijd, technische vaardigheden en klantvoorkeuren. Dit bespaart tijd, reduceert kilometers en vermindert fouten.

3. Zelfservice voor klanten: door klanten tools te bieden waarmee ze zelf een afspraak slim kunnen inplannen of voorstellen digitaal kunnen accepteren, wordt de werkdruk op planners aanzienlijk verlicht. Klanten kunnen zo vlot tot een afspraak komen, zonder dat ze telefonisch contact moeten hebben.

4. Realtime aanpassingen: bij onverwachte situaties, zoals dringende interventies, kan de software snel bijsturen en voorstellen doen, zodat de planner tijd wint en fouten voorkomt.

5. Efficiënt beheer van complexe planningen: software kan rekening houden met talloze factoren zoals beschikbaarheid, specialisaties van techniekers en prioriteiten van klanten. Hierdoor ontstaat een planning die niet alleen super efficiënt is, maar ook realistisch.

Planners zijn de onmisbare schakel in het succes van een bedrijf

Planners combineren kennis en ervaring met uitstekende sociale vaardigheden. Ze zijn meesters in multitasking en weten onder druk het overzicht te bewaren. Dankzij hun ervaring en inzicht kunnen ze zowel techniekers, management als klanten tevredenstellen.

Het inzetten van technologie betekent niet dat planners vervangen worden, maar juist dat ze beter kunnen presteren. Het stelt hen in staat om zich te focussen op wat echt belangrijk is: relaties beheren, de kwaliteit van de service waarborgen en oplossingen bieden waar iedereen baat bij heeft.

Planners zijn dus de onmisbare schakel in organisaties met een buitendienst. Door hen te ondersteunen met moderne technologie, geven we hen de tools om niet alleen efficiënt, maar ook met trots en voldoening hun werk te doen.