Field Service Automation: 5 voordelen voor jouw business

Het field service landschap heeft de afgelopen jaren een grote evolutie doorgemaakt. In zo goed als elke industrie of sector zijn vandaag field service ondernemingen actief, vooral gedreven door technologische ontwikkelingen die hen in staat stellen hun producten en/of diensten rechtstreeks aan hun klanten te leveren. Deze ontwikkelingen zorgen bovendien voor een grote digitale transformatie binnen de field service bedrijven. En zij die niet mee evolueren, lopen al snel het risico achterop te hinken. 

Inefficiënte planningsprocessen en verouderde, manuele tools zorgen immers voor een negatieve klantenbeleving. Dit zal onherroepelijk een impact hebben op de bedrijfsstrategie en - finaal - ook op het succes van de onderneming. 

Field service automatisatie biedt hier een oplossing. Deze tools werden immers specifiek ontwikkeld om operationele hindernissen voor bedrijven (zoals een complexe planning van de werkkrachten) weg te nemen. Zo verhogen bedrijven hun klanten- en werknemerstevredenheid én worden ze bovendien winstgevender. 

Wat is Field Service Automation?

Field Service Automation - vaak ook field service management (FSM) genoemd - omvat alle processen, tools en regels die een bedrijf inzet om haar activiteiten te beheren. Daar waar 'traditioneel' field service management gebaseerd is op manuele methodes en eenvoudige metrics, stoelt automatisatie vooral op technologie en data. 

Een onderneming kan automatisatie bijvoorbeeld gebruiken om de plannings- en dispatching processen te stroomlijnen. In plaats van extra personeel dat manueel plant via roosters, kalenders of flipcharts, doet automatisatie hier het zware werk. Het genereert vlot optimale planningen en verbindt de juiste technieker of specialist aan de juiste job (gebaseerd op skills, vereisten, locatie, voorkeuren,...). Dit alles vermijdt menselijke fouten en verhoogt de efficiëntie van het team.

Field service automation is in deze post-COVID tijden des te interessanter voor bedrijven. Veel ondernemingen moeten immers nieuwe uitdagingen overwinnen om zo alle trends en evoluties te kunnen volgen:

• Toegenomen verwachtingen van de klanten
• Grotere focus op duurzaamheid
• Druk om zowel de werknemers als de klanten gezond en veilig te houden
• Nood aan SLA-compliancy
• Nood aan een juiste balans tussen winstgevendheid en klantenservice

5 voordelen van Field Service Automation

Bedrijven die field service automation inzetten, plukken hiervan op meerdere domeinen de vruchten. Hieronder lijstten we 5 voordelen op voor jouw onderneming. 

1. Real-time planning

Elk field service bedrijf kampt met dezelfde, grote uitdaging: het continue wijzigen van de dagplanningen. In tegenstelling tot een werknemer op bureau die zijn/haar meetings kan aanpassen zonder grote consequenties, zorgen last-minute wijzigingen in de planning van een field collega er vaak voor dat zijn/haar volledige dag omgegooid wordt. Met alle gevolgen van dien.

Stel: de planners van een field service onderneming vertrouwen op manuele, weinig flexibele tools (zoals Excel) om het werk van hun techniekers te plannen. Elke week spenderen ze vele uren aan het opvolgen van werkbonnen en vereisten voor de technieker (vb. locaties, skills, beschikbaarheden,...) om zo de meest efficiënte planningen op te stellen. In theorie is dit haalbaar: elke technieker weet waar hij/zij moet zijn, en wat op de specifieke locatie van hen verwacht wordt. 

Maar wat als een werknemer laat weten dat hij/zij ziek is? Wat als een klant plots een heel dringende tussenkomst vraagt? Wat als een klant een ingeplande afspraak naar een latere datum wil verplaatsen? 

Voor de back-office planners is het in zo'n situatie alle hens aan dek! Ze moeten plots de planningen aanpassen, potentiële vervangende opdrachten zoeken, optimale routes herrekenen, en ervoor zorgen dat elke technieker een volle werkdag heeft. Als dat niet lukt - onder tijdsdruk - riskeren ze gemiste afspraken, ontevreden klanten en, finaal, omzetverlies.

Field service automation software vermijdt deze tijdrovende, complexe manuele aanpassingen.  De slimme tools zorgen voor real-time wijzigingen en passen planningen automatisch aan op basis van vooraf aangegeven prioriteiten of beperkingen. De onvermijdelijke last-minute wijzigingen vormen zo geen obstakel meer voor de productiviteit van het team. Bovendien zorgt automatisatie ervoor dat er geen operationeel domino-effect meer ontstaat dat een negatieve invloed heeft op de klantenbeleving. 

2. Minder handmatig werk

Het manueel opstellen van planningen, invullen van rapporten, dispatching, verzamelen van data en opvolging van werkuren is uitputtend, tijdrovend en duur. Deze verouderde manier van werken resulteert al te vaak in vertragingen en fouten. En dat heeft dan weer een impact op de operationele efficiëntie van de onderneming. 

Dankzij de intelligente technologie van een FSA-oplossing kunnen bedrijven deze workflows en processen eenvoudig gaan optimaliseren. De tools reduceren manueel administratief werk en laten back-office en techniekers toe om zich te focussen op die onderdelen van hun job die een hoger belang hebben. Klantentevredenheid bijvoorbeeld. 

De juiste software laat planners en dispatchers toe om snel planningen op te maken en aan te passen, routings te optimaliseren en techniekers correct toe te wijzen aan specifieke jobs. Klanteninformatie en job details worden bovendien niet langer bijgehouden via papieren formulieren. Het field-team verzamelt deze informatie vanaf nu zelf dankzij de mobile app (zelfs offline) die automatisch synchroniseert met de servers op kantoor. 

Hun efficiëntie wordt niet langer gehinderd door het manueel invullen van rapporten, of het overtypen van informatie in het systeem op het moment dat ze terug op kantoor zijn. Dus geen verloren tijd meer, en veel minder kans op menselijke fouten. Belangrijke details slippen nooit meer door de mazen van het net en het field team behoudt zijn productiviteit. 

"Spreadsheets behoren tot het verleden. Door de slimme algoritmes wordt niet alleen aan alle voorwaarden voldaan, de kilometers worden daarbij ook geminimaliseerd. Hierdoor besparen we zowel op planningstijd als op transportkost."

Arne Vandenberghe - zaakvoerder De Lift

3. Centrale informatiehub

Vaak gebruiken field service teams verschillende apps om hun informatie te delen, job details bij te houden, planningen te checken en te communiceren met collega's of klanten. Dit kan zorgen voor miscommunicatie, dubbel werk en fouten. 

Het gebrek aan een centraal informatiesysteem maakt het ook moeilijk om nieuwe teamleden te onboarden of te trainen. Naarmate de oudere werknemers het bedrijf verlaten, vloeit zo ook fundamentele kennis en expertise weg. Nieuwe techniekers raken vaak het noorden kwijt bij het zoeken naar de juiste informatie voor hun job. 

Maar met field service automation software krijgen zowel back-office als het field team toegang tot een eenduidige informatiebron in een veilige omgeving. Iedereen vindt en deelt de informatie die hij/zij nodig heeft, waar en wanneer het hem/haar best past. Bovendien wordt alle informatie ook in real-time geüpdatet zodat niemand zich baseert op verouderde data. Dat zorgt dan weer voor meer nauwkeurigheid en productiviteit. 

4. Verhoogde klantentrouw en -tevredenheid

Om concurrentieel en winstgevend te blijven, hebben field service bedrijven nood aan een efficiënte werking, een gestroomlijnde werknemersbeleving en het vermogen om een excellente klantenservice te bieden. Bestaande ERP's zijn prima om data te verschaffen binnen specifieke afdelingen van de onderneming. Maar field service teams hebben eveneens nood aan een alomvattende oplossing die alle afzonderlijke delen overkoepelt om zo de best mogelijke klantenbeleving te garanderen. 

Met intelligente field service automatisatie genieten teams van up-to-date aankomsttijden (dankzij real-time planning) waardoor hun klanten weten wat ze kunnen verwachten. Techniekers zijn optimaal voorbereid en beschikken dankzij een centrale hub over alle nodige informatie. Zo kunnen ze - elke keer - hun job perfect uitvoeren. 

FSA software is specifiek ontwikkeld om teams te helpen om te voldoen aan de verwachtingen van de klant, en dat bij elke job. Het bijhouden van gedetailleerde data (zoals klantenfacturen, PoS of voorkeuren) laat je team toe om met vertrouwen alle opdrachten uit te voeren én ook rekening te houden met de noden van de klant. 

Daarbovenop automatiseert het ook het plannings- en dispatching proces, waardoor teams niet continu achter de feiten aan lopen met betrekking tot gewijzigde of geschrapte jobs. Het resultaat: een tevreden klantenbestand dat jouw bedrijf en field team 100% vertrouwt. 

5. Meer samenhang en communicatie binnen het team

Teams die zich zeer betrokken voelen, zorgen voor meer omzet en winstgevendheid. Echter, 80% van de werknemers op de baan geeft aan dat ze zich minder betrokken voelen bij het bedrijf in vergelijking met hun collega's op kantoor. Met enkel inefficiënte communicatietools zoals e-mail of sms kan je inderdaad niet verwachten dat ze geconnecteerd blijven bij de onderneming.

Field service automation tools lossen dit probleem op door middel van mobile-first tools die alle communicatie binnen het team stroomlijnen. Zo ontstaat een betere samenwerking en kennisdeling. Collega's op het terrein moeten niet meer constant switchen tussen communicatiemiddelen want ze hebben alles in één handige toepassing. Dit boost hun betrokkenheid, productiviteit en prestaties. 

Movetex Services, jouw krachtige softwaretool voor geautomatiseerde field services

Succesvol zijn in field service vereist een sterke tool die voldoet aan alle eisen van je team en klant. Een oplossing die hen een efficiënt antwoord biedt, nog voor ze tegen een probleem aanlopen.

Movetex Services 

• automatiseert en optimaliseert complexe planningen
• ondersteunt techniekers dankzij de mobile workforce app
• verhoogt je klantentrouw met een innovatief customer portal

Onze software is specifiek ontwikkeld voor field service bedrijven en biedt klantgerichte oplossingen voor volgende sectoren: onderhoud / reparatie / inspectie / detectie / expertise / installatie / faciliteitsbeheer / diensten aan huis / ...

Klaar om te starten met automated planning software? Of om de overstap te maken? Wij kunnen je helpen om dit snel en soepel te laten verlopen. Neem contact met ons op en we lichten je vrijblijvend toe hoe we dit doen. Of vraag je gratis demo aan.