Hoe bedrijven afspraken voor periodiek onderhoud efficiënt plannen en communiceren

Inleiding

Periodiek onderhoud komt in veel sectoren voor die assets of apparaten installeren bij particulieren of bedrijven. Denk aan installatiebedrijven, HVAC, liften, waterverzachters en machines. Onderhoud verlengt de levensduur van apparatuur en vermindert onverwachte storingen. Het inboeken van deze afspraken bij de klant vraagt veel planning en communicatie. In deze blog bespreken we hoe bedrijven dit vandaag zo efficiënt mogelijk aanpakken.

Wat is periodiek onderhoud?

Periodiek onderhoud, ook wel preventief onderhoud genoemd, is het regelmatig controleren en onderhouden van apparatuur om storingen te voorkomen. Meestal is er een vaste frequentie zoals één keer per jaar of elk kwartaal. Heel vaak bieden bedrijven deze onderhouden aan onder de vorm van onderhoudscontracten of servicecontracten waarbij ze zelf contact opnemen met de klant voor het inboeken van een afspraak. We zien meer en meer dat bedrijven sterker inzetten op na-service en deze processen optimaliseren om hier een rendabele business unit van te maken.

Hoe plannen de meeste bedrijven vandaag periodiek onderhoud?

Veel bedrijven werken met lijsten voor preventief onderhoud, op basis van de datum van het laatste bezoek. Deze lijsten worden vaak in Excel bijgehouden of gegenereerd uit ERP- of CRM-systemen. We zien bij bedrijven een aantal gangbare scenario's voor het plannen van deze onderhoudsafspraken, elk met zijn voor- en nadelen.

1. Onderhouden één voor één plannen en direct communiceren

Bij dit scenario sorteer je de klantenlijst op postcode en bel je elke klant één voor één om een afspraak te plannen. De eerste klant die vastligt op een dag bepaalt de regio of postcode(s). Vervolgens bel je andere klanten uit dezelfde regio om deze ook te plannen op diezelfde dag. Met deze structuur vermijd je om te grote afstanden te rijden tussen de opdrachten, al kan de juiste volgorde vinden binnen een regio wel nog een uitdaging zijn. Het nadeel is dat je elke klant persoonlijk moet contacteren, liefst per telefoon, wat tijdrovend is. Ook zal je niet iedereen meteen kunnen bereiken en moet je het overzicht bewaren.

2. Vooraf plannen en daarna communiceren

Een andere aanpak is om de planningspuzzel op voorhand te leggen. Je plant meerdere opdrachten tegelijk in en probeert al deze klanten te overtuigen om in te gaan op jouw voorstel. Dit gebeurt vaak via e-mail, met een template. Je kan dus sneller communiceren wat voor tijdswinst zorgt. Meerdere opdrachten tegelijk plannen biedt je ook de kans om zeer efficiënt te plannen, al is dat zonder geavanceerde software wel een stevige uitdaging. Het nadeel is dat je tijdsblokken moet reserveren tot de klant bevestigd heeft. Klanten kunnen niet of laat antwoorden maar ook weigeren waardoor er nog veel wijzigingen zijn. 

3. Klanten zelf contact laten opnemen

In dit scenario stuur je een mail of sms waarin je hen vraagt zelf contact op te nemen om een afspraak te maken. Het grote voordeel is dat je dezelfde communicatie naar alle klanten kunt sturen. Klanten die contact opnemen wensen sowieso een afspraak en deze kan je direct inplannen. Dan moet je wel met de klant aan de lijn een efficiënte oplossing kunnen vinden. Niet alle klanten nemen graag zelf het initiatief en het risico bestaat dat sommige klanten geen actie ondernemen, wat kan leiden tot verloren omzet. 

Efficiënter plannen met geavanceerde software

ERP-systemen bieden doorgaans ook agenda's waarin opdrachten handmatig kunnen worden ingepland. Hoewel ERP-systemen nuttig zijn voor algemene bedrijfsvoering, schieten ze vaak tekort in de specifieke planning van service- en onderhoudsopdrachten. Het manueel slepen van opdrachten in agenda's en het handmatig bellen of e-mailen van klanten kan inefficiënt en tijdrovend zijn en het is moeilijk om het overzicht continu te bewaren.

Automatisch plannen en uitnodigen

Met geavanceerde planning tools kun je meerdere opdrachten tegelijkertijd plannen, rekening houdend met locatie, beschikbaarheid, skills en andere criteria. Dit alles over meerdere dagen en met zo weinig mogelijk kilometers. Klanten ontvangen digitale uitnodigingen via e-mail of sms en kunnen eenvoudig hun afspraken bevestigen, waarna alles automatisch verwerkt wordt. Dit vermindert tot 80% de handmatige communicatie via telefoon of manuele e-mails.

Benieuwd hoe dit in zijn werk gaat? Bekijk onderstaande video (met geluid):

De klant kan zichzelf efficiënt inplannen

Indien je opdrachten één voor één wilt plannen kan Movetex ondersteunen met beste voorstellen voor de planner. Maar ook de klant kan zijn afspraak zelf heel eenvoudig plannen. Dit betekent dat je klanten uit een reeks van tijdslots kunnen kiezen die passen bij hun schema, zonder dat je voortdurend telefonisch of per e-mail hoeft te communiceren. De voorgestelde tijdsloten worden continu aangepast aan de huidige planning, ze houden rekening met alle criteria en met afstanden tussen de opdrachten.

Benieuwd hoe dit in zijn werk gaat? Bekijk onderstaande video (met geluid):

Conclusie

Periodiek onderhoud is essentieel voor de duurzaamheid en efficiëntie van apparatuur in diverse sectoren. Er zijn verschillende strategieën om de planning van deze opdrachten aan te pakken. Toch bots je bij elk van deze aanpakken op uitdagingen. Door gebruik te maken van geavanceerde software zoals Movetex, kunnen bedrijven hun onderhoudsplanning en -communicatie aanzienlijk verbeteren. Dit resulteert in enorm veel tijdswinst in de back office, minder kilometers, meer opdrachten per dag en verhoogde klanttevredenheid.