Planningstools voor buitendiensten

Efficiënte planning is van cruciaal belang voor bedrijven met een buitendienst. Het plannen van opdrachten, het toewijzen van resources en het optimaliseren van routes kunnen een aanzienlijke impact hebben op de productiviteit van de buitendienst en de klanttevredenheid. In dit artikel verkennen we de verschillende niveaus van planningstools, waarbij we van handmatige planning met kalendertools tot geavanceerde planning software gaan.

Manuele planning met kalendertools zoals Google Calendar en Outlook

Veel bedrijven beginnen met het plannen van hun field services met behulp van eenvoudige kalendertools, zoals Google Calendar of Outlook. Bij ongeveer 80% van de bedrijven met een buitendienst die we voor het eerst spreken, zien we een planning in zulke kalendertools. Deze tools hebben enkele voordelen, zoals een gebruiksvriendelijke interface, ze zijn relatief betaalbaar en ze zijn bekend onder de medewerkers.

Deze tools bieden een basisfunctionaliteit voor het plannen: je kan heel snel blokken aanmaken in de agenda’s van de medewerkers op de baan en je geeft er handmatig alle informatie over de uit te voeren opdracht in. Zolang het aantal personen in het field team beperkt is, bieden ze ook voldoende overzicht. 

Echter, ondanks deze voordelen hebben deze kalendertools beperkingen. Ze bieden geen intelligentie of ondersteuning bij het plannen van opdrachten. Het blijft dus een handmatige planning.

ERP of CRM met ingebouwde planningstool

Iets grotere bedrijven kiezen vaak voor een ERP-software (Enterprise Resource Planning) of CRM-software (Customer Relationship Management). Soms is deze specifiek voor een sector ontwikkeld en biedt deze voor field services een ingebouwde planningstool. Dit zijn heel vaak kalenders met een drag & drop-functionaliteit, waardoor planners opdrachten en taken kunnen toewijzen aan de agenda’s van de technici of experten. Het voordeel hierbij is dat je vanuit een pool van nog in te plannen opdrachten vertrekt. 

Hoewel dit een stap vooruit is ten opzichte van handmatige planning, blijft het beperkt in termen van automatisering, ondersteuning of optimalisatie. Het ontbreekt aan intelligente algoritmes die rekening houden met diverse factoren om de efficiëntie te maximaliseren. De planner moet nog altijd zelf de beslissing nemen welke opdrachten op welke dag en op welk moment aan een specifieke buitendienstmedewerker worden toegewezen. 

Field Service Management (FSM) software met routeoptimalisatie

Field Service Management (FSM) software is een geavanceerde oplossing die specifiek is ontworpen voor het managen van buitendienstactiviteiten. Het biedt heel wat waardevolle features die verschillende bedrijfsprocessen ondersteunen zoals bijvoorbeeld contract management, digitale werkbonnen en facturatie. 

Planning is natuurlijk een heel belangrijk bedrijfsproces van zulke bedrijven en daar zien we dat FSM-pakketten ook tools voor aanbieden. De digitale werkbonnen kunnen in agenda’s of op tijdslijnen van techniekers worden ingepland. Dit biedt overzicht en soms is er ook een voorfiltering zodat je bijvoorbeeld enkel in de agenda’s van de techniekers met de juiste vaardigheden kan plannen. De meest uitgebreide pakketten bieden ook routeoptimalisatie aan. Hierdoor worden de opdrachten van één technieker op een bepaalde dag in de meest efficiënte volgorde gezet. 

Hoewel dit een stap vooruit is in termen van efficiëntie, blijft de optimalisatie beperkt gezien het last-minute gebeurt en slechts voor één technicus. Ook liggen veel afspraken reeds vast waardoor optimaliseren te laat komt. En hoewel het plannen vooraf weliswaar eens stukje ondersteund kan worden door slimme filtering, het blijft een manueel proces.

Geavanceerde planning software

Geavanceerde planning software focust enkel op het optimaliseren van planningen. Het is vaak als slim bouwblokje gekoppeld aan andere software zoals ERP of FSM-systemen. Wanneer een opdracht mag ingepland worden, wordt de werkbon doorgestuurd naar de planning software waar het zo efficiënt mogelijk kan ingepland worden.  

Deze software maakt gebruik van intelligente algoritmes en geavanceerde technieken om de planning voortdurend te optimaliseren op basis van verschillende factoren. Het houdt rekening met vaardigheden van technici, werktijden, gevraagde tijdsvensters en prioriteiten. Kilometers worden niet enkel last-minute maar continu geoptimaliseerd. Opdrachten kunnen automatisch gepland worden of de planners worden ondersteund met slimme, beste voorstellen. 

Deze software zorgt voor een zo efficiënt mogelijk planning, op elk moment van het proces. Hierdoor worden fouten vermeden, kilometers en kosten verlaagd en wordt voldaan aan de eisen van de klant. 

Conclusie

Het plannen en optimaliseren van field services is een complexe taak voor bedrijven. Van handmatige planning met eenvoudige kalendertools tot geavanceerde scheduling en planning software, de mogelijkheden en efficiëntie nemen toe naarmate men naar meer geavanceerde tools overstapt. 

Welke tools voldoende zijn voor een bedrijf hangt af van de grootte van de buitendienst, de complexiteit van de planning en het dynamisch karakter van de planning. 

Door te investeren in geavanceerde softwareoplossingen kunnen bedrijven hun de efficiëntie verbeteren, beter voldoen aan klanteneisen en concurrentievoordeel behalen in een steeds veeleisender markt.