De Lift groeit razendsnel en heeft dagelijks meer dan 60 techniekers op de baan

De Lift specialiseert zich in het onderhouden, herstellen en moderniseren van liften. De laatste jaren gaat het hard voor zaakvoerder Arne Vandenberghe en zijn team.

Onderhoudscontracten zijn vaak heel duur maar de service die daar tegenover staat, is dan weer beperkt. De frustraties in de markt zijn gekend. Net daar brengt De Lift verandering in. Hun missie? De beste service bieden tegen een betere prijs. En dat zijn geen loze woorden. Ze garanderen topservice door een zeer bereikbare klantendienst, een grotere stock met wisselstukken en veel betere communicatie met de klant.

Het is een strategie die duidelijk zijn vruchten afwerpt. Op 5 jaar tijd groeide het personeelsbestand van 15 naar 90 medewerkers, waarvan meer dan 60 techniekers die dagelijks de baan op gaan. Fenomenale cijfers. Al brengt dit uiteraard grote uitdagingen met zich mee, en niet in het minste op het vlak van planning.

Planningsuitdaging

Er zijn verschillende types van opdrachten. Gemiddeld heeft een lift viermaal per jaar een onderhoud nodig, met minstens twee en maximaal vier maanden tussen de opeenvolgende beurten. Er zijn herstellingen die moeten ingepland worden, al dan niet met een hoge prioriteit. Wanneer iemand opgesloten zit in een lift, moet een dringende interventie meteen gebeuren, ongeacht de planning van die dag.

Al deze verschillende opdrachten moeten dynamisch ingepland worden in de agenda’s van tientallen techniekers met diverse skills. En er moet uiteraard ook rekening gehouden worden met afwezigheden.

Toen Arne het bedrijf overnam, telde het team 15 medewerkers. De onderhoudsplanning gebeurde met behulp van spreadsheets. De puzzel gelegd krijgen en zeker de opvolging van deze planning, was een gigantisch werk. De techniekers kregen een persoonlijke lijst met opdrachten die moesten uitgevoerd worden binnen een bepaalde periode. Ze mochten zich zelf een weg banen door de lijst. Door de continue groei was deze werkwijze niet langer houdbaar. Zeker niet indien ze de hoge standaard van serviceverlening wouden garanderen.

Dus ging De Lift op zoek naar software om hun complexe planningsprocessen te automatiseren en de uitvoering en opvolging efficiënt te laten verlopen. Een kolfje naar de hand van het Movetex team.

Aanpak

Movetex ontwikkelt planning software en past deze aan aan de planningsprocessen van de klant, en niet andersom. Gezien de complexiteit, was een doorgedreven projectaanpak voor De Lift ‘the only way to go’.

Na een eerste start-up meeting maakten de Movetex consultants een uitgebreide analyse van de planningsprocessen van De Lift. Deze analyse gaf de nodige inzichten en vereisten. Data werd verzameld, parameters ingesteld, de algoritmes op maat geconfigureerd en extra schermen ontwikkeld. Voor automatische overdracht van de nodige data werd een koppeling gelegd via APIs met hun AFAS ERP Software.

Projectleiders kregen een training en in een eerste fase werd de software gebruikt naast de oude planning. De dispatchers en techniekers kregen een opleiding voor de definitieve ‘Go live’. Geregeld vinden nog opvolgmeetings plaats waarbij trouble shooting en feedback omgezet worden in aanpassingen of extra schermen en functionaliteiten.

Oplossing 

Movetex planning software is het kloppend hart van de planning voor De Lift en bestaat uit drie grote onderdelen:

Planning 

Per dag wordt met de data uit de ERP Software automatisch een planning gemaakt voor de verschillende regio’s. Projectleiders en dispatchers blijven baas en kunnen altijd manueel ingrijpen of opdrachten toevoegen en toewijzen. Er zijn verschillende types opdrachten:

• Movetex planning software verzekert met een geautomatiseerde planning dat er voor elke lift tijdig een onderhoud wordt uitgevoerd door de juiste persoon. Bovendien worden hierbij de kilometers geminimaliseerd.
  
  
• Herstellingen worden optimaal ingepland binnen een opgegeven datumbereik.
  
  
• Dringende interventies kunnen aangevraagd worden en zullen automatisch of manueel toegewezen worden aan de meest geschikte en dichtstbijzijnde technieker. Deze opdracht wordt onmiddellijk zichtbaar in de mobiele app van de technieker.

Mobile workforce app

Met de mobiele app hebben de techniekers van De Lift alle tools die ze nodig hebben om de opdrachten efficiënt uit te voeren:

• De technieker krijgt een digitaal routeblad en kan eenvoudig navigeren van de ene opdracht naar de andere. Belangrijke informatie zoals de locatie, bezoekgeschiedenis, keuringsverslagen, handleidingen en foto’s zijn gemakkelijk te raadplegen.
  
  
• De technieker kan opmerkingen en verbruikte materialen ingeven, foto’s toevoegen, de klant digitaal laten tekenen en tijdsregistraties bijhouden.
  
  
• Wanneer door onvoorziene interventies het niet meer mogelijk is om de initiële planning uit te voeren, kan de technieker vanuit de app een nieuwe opdracht aanvragen. Hierbij wordt automatisch een onderhoudsbeurt van de dichtstbijzijnde lift aan de opdrachten in de app toegevoegd.

Live opvolging

De projectleiders en dispatchers zien continu waar iedereen zich bevindt en behouden zo het overzicht. In geval van dringende interventies kunnen ze ingrijpen in real-time. Bovendien kunnen ze, indien nodig versterking toewijzen bij een onverwacht moeilijke opdracht.

Nadat een technieker een opdracht heeft afgewerkt, wordt automatisch een rapport gegenereerd en gemaild naar de klant.

Resultaat

Spreadsheets behoren tot het verleden. Door de slimme algoritmes wordt niet alleen aan alle voorwaarden voldaan, de kilometers worden daarbij ook geminimaliseerd. Hierdoor bespaart De Lift zowel op planningstijd als op transportkosten.

Met de app hebben de techniekers alle informatie én handige tools op zak. Alles gebeurt digitaal en wordt meteen doorgestuurd naar de planning software. Dispatchers zijn op deze manier continu op de hoogte van wat ‘in the field’ gebeurt en kunnen meteen ingrijpen indien nodig.

Maar het grootste voordeel is dat het sterk groeiend bedrijf klantgericht kan blijven werken. Door de planning software worden de voorwaarden van de contracten automatisch nageleefd en kunnen herstellingen direct worden ingepland. Deze real-time planning maakt communiceren met de klanten eenvoudig en duidelijk. De Lift kan zich zo blijven focussen op hetgeen waarin zij het beste zijn: elke dag topservice leveren aan hun klanten, tegen een competitieve prijs.