De klus is geklaard. En dit kan je meteen aantonen.

Of je nu goederen levert of diensten op locatie uitvoert, een elektronische Proof of Delivery (POD) biedt je tal van voordelen. Noodzakelijke informatie verzamelen, de eigen processen verbeteren of vragen beantwoorden van klanten is heel moeilijk als je niet zelf daadwerkelijk op de locatie bent. Met de POD kunnen jouw techniekers en chauffeurs alle relevante informatie – zoals tijdsregistraties, materiaalverbruik, notities, handtekeningen en foto’s – in realtime verzamelen zodat je altijd en overal over alle gegevens beschikt, ook op kantoor.

Een betere klantenservice door meer transparantie

Zonder op de hoogte te zijn van het werk van jouw buitendienst, is het bijzonder moeilijk om snel en professioneel te reageren wanneer klanten bellen met vragen. Dankzij de Mobile Workforce app van Movetex en de continue terugkoppeling met onze webapplicatie, weten planners, dispatchers en andere backoffice medewerkers altijd wat er onderweg gebeurt. Ze zien meteen welke opdracht voltooid is en welke route niet volgens plan verloopt, maar vooral ook waarom. Vertragingen zijn in een oogopslag zichtbaar voor de backoffice. En indien de chauffeur of technieker geconfronteerd wordt met een uitzonderlijke omstandigheid, zoals een klant die niet thuis is, kunnen ze meteen digitaal informatie vastleggen. Korte notities of foto’s geven inzicht in wat er eventueel anders is gegaan.

Discussies vermijden met de elektronische Proof of Delivery

Alle info die de buitendienst verzamelt via de Mobile Workforce app is niet enkel live zichtbaar in de webapp, er kan ook per klant een elektronische Proof of Delivery gedownload worden. Dit is een document die alle informatie over de levering of service verzamelt. Je krijgt een handig en mooi overzicht van de tijdstip en de plaats van uitvoering, de handtekening van de klant, foto’s en het materiaalverbruik. Of klanten nu vragen stellen over de status van de opdracht of een klacht hebben, met dit document verwijs je naar de informatie die ter plaatse werd verzameld en voorkom je dat het woord van de klant moet vergeleken worden met de versie van jouw medewerker. En zo kan je met de ePOD deze vragen en eventuele klachten flexibel afhandelen.

Bij De Lift gaan ze nog een stap verder. Na elke uitgevoerde service, zoals een onderhoudsbeurt of een herstelling, wordt automatisch een email verzonden naar de klant met in bijlage de ePOD. Deze is aangepast aan hun eigen huisstijl en voorzien van alle informatie over de geleverde service. Het bespaart hen veel tijd door minder inkomende klantenoproepen en houdt hun klanten tevreden door continue transparantie.

Bekijk case

Stap af van alle papierwerk

Movetex planning software automatiseert en optimaliseert niet enkel de planning, het stroomlijnt ook de operationele processen. Met een digitale Proof of Delivery gaat het verder dan het verzamelen van basisgegevens. Zo heb je met papieren formulieren geen mogelijkheid om foto’s toe te voegen. Ook moeten er geen papieren leverbons ondertekend worden. In plaats van het verzamelen en scannen van documenten, hoeft de medewerker enkel een handtekening van de klant te verkrijgen via sign on glass en is tijdswinst gegarandeerd. Materiaalverbruik of leeggoedregistratie kan meteen digitaal worden ingeven. Zo is er veel minder kans op menselijke fouten in vergelijking met fysieke documenten die door de handen gaan van meerdere medewerkers, of ergens onderweg blijven steken. Dankzij de Mobile Workforce app hebben al jouw medewerkers op de baan alle tools op één plaats om belangrijke data digitaal en in realtime door te sturen naar de backoffice.

Meten = weten = verbeteren

Als bedrijf wil je continu je processen verbeteren. Maar dit kan niet zonder te meten. Live opvolgen en Proof of Delivery stellen je in staat om doorlopend en gedetailleerd te rapporteren waardoor een doorgedreven analyse mogelijk is. Door de operationele data te vergelijken met de planningsdata, zoals werktijden en rijtijden, kunnen waardevolle inzichten bekomen worden. Je kan gestaafde beslissingen nemen om tijdige leveringen te verhogen, klantenservice te verbeteren en de kosten te verlagen. En je kan meteen opnieuw controleren of hierdoor de uitvoering effectief verbeterd werd. Continu.

Proof of Delivery is maar een van de features van Movetex planning software waarmee je operationele processen kunt verbeteren. Ontdek nog meer features hier. Of ontdek hier hoe je met een druk op de knop de meest efficiënte planningen en routes kunt berekenen.