Comment Tom Bleys automatise sa planification de maintenance et fait gagner 70% de temps aux planificateurs

Chez Tom Bleys Woningventilatie, le nombre de contrats d'entretien augmente d'année en année. Chaque technicien effectue en moyenne 6 à 7 entretiens par jour, répartis dans toute la Flandre. 

Auparavant, la planification se faisait entièrement manuellement : tirer mensuellement une liste de Teamleader, envoyer un mail à chaque client séparément pour demander s'ils souhaitaient un entretien, tenir à jour les réponses dans Excel, proposer manuellement une date et une heure, et envoyer encore un mail de rappel. Un processus chronophage et sujet aux erreurs.

Pour rendre cela plus efficace et évolutif, l'entreprise est passée à Movetex, le logiciel de planification intelligent pour les équipes de service et de maintenance.

Du puzzle manuel au clic unique

« La planification de l'entretien préventif absorbait vraiment trop de temps auparavant », raconte Tom Bleys, gérant. « Nous passions des heures par jour à envoyer des mails, à faire le suivi et à déplacer manuellement dans les agendas. Avec la croissance que nous connaissons, nous ne pouvions pas continuer à faire cela. »

Avec Movetex Services, cela a complètement changé :

• Les missions d'entretien ouvertes arrivent automatiquement de Teamleader.
• D'un simple clic, le logiciel génère directement une planification pluriannuelle optimisée : le bon technicien, les itinéraires les plus courts, en tenant compte des préférences et des créneaux horaires.
• Les clients reçoivent une proposition de rendez-vous numérique par mail ou SMS qu'ils peuvent confirmer ou refuser en un clic. Le client accepte-t-il ? Alors le rendez-vous est immédiatement fixé. Refuse-t-il ? Alors la mission disparaît automatiquement de ce jour-là et revient dans le pool pour une nouvelle proposition.

« Auparavant, la planification de l'entretien nous coûtait des heures par jour », raconte Tom Bleys, gérant. « Nous envoyions un mail à chaque client séparément, devions tenir à jour les réponses et tout mettre manuellement dans les agendas. Avec la croissance de notre portefeuille d'entretien, cela devenait intenable. »

« Movetex réfléchit avec nous et fait le travail de réflexion pour nous. Nous n'avons presque plus besoin d'ajuster et avons enfin une vue d'ensemble. »Tom Bleys, gérant

Moins de kilomètres, plus de missions, clients satisfaits

Grâce aux algorithmes intelligents, les anciennes régions fixes ne sont plus nécessaires. Movetex regroupe encore mieux les missions, ce qui permet aux techniciens de parcourir en moyenne 18% de kilomètres en moins tout en pouvant aider plus de clients par jour. La communication numérique garantit que 85% des rendez-vous sont confirmés sans contact téléphonique et que le nombre de non-présentations a fortement chuté.

« Nos planificateurs ont enfin du temps pour d'autres tâches, les techniciens roulent plus efficacement et les clients trouvent cela super pratique. C'est exactement le coup de professionnalisation dont nous avions besoin. »Tom Bleys, gérant

Prêt pour une croissance ultérieure

Avec Movetex Services, le processus d'entretien est entièrement automatisé et clair. Tom Bleys Woningventilatie peut désormais continuer à croître sans charge administrative supplémentaire et continue de tenir sa promesse d'un service rapide, transparent et qualitatif.