Comment Signpost économise 85% du temps de planification grâce à la planification centrale

Signpost est un groupe technologique à croissance rapide qui se concentre sur la numérisation de l'enseignement européen. Ils combinent matériel, logiciel et formation en une solution globale intégrée pour les établissements d'enseignement. Leur division Academic Hardware est désormais un nom de confiance dans la fourniture et l'entretien d'ordinateurs portables dans les écoles.

Défi

Avec entre-temps plus d'un million d'appareils sous contrat, il est inévitable que les écoles aient régulièrement des ordinateurs portables nécessitant un entretien ou une réparation. Cette variabilité et cette incertitude de la demande rendent la planification de 45 techniciens experts sur la route très complexe. Avec la promesse de service le jour ouvrable suivant, Signpost soulage chaque école de son portefeuille clients. Une promesse qui ne peut être garantie que si le processus de planification y est également prêt.

Solution

Après un audit approfondi des processus de planification, il a été décidé d'abandonner la planification décentralisée dans les six régions et de la centraliser. Par intuition, les entreprises optent rapidement pour des planifications décentralisées distinctes (une règle empirique est par exemple de planifier par province). Bien que cela offre une structure immédiate et semble souvent efficace (« tout le monde travaille ainsi dans le coin »), cela s'accompagne généralement d'un grand nombre d'effets secondaires.

Lorsque la planification est divisée par région, beaucoup d'efficacité est perdue. Les techniciens de différentes régions se retrouvent souvent dans les mêmes zones frontalières. De plus, une charge de travail élevée dans une région n'est pas compensée par une demande plus faible dans une autre. La cohérence de fonctionnement entre les régions se perd rapidement et le temps total de planification augmente.

“En centralisant notre planification avec Movetex Services, nous avons augmenté l'efficacité, réduit les coûts et amélioré le service pour les écoles. Nous pouvons tenir notre promesse de service le jour ouvrable suivant et soulager nos clients.”Timothy Steleman, CTO, Signpost

Résultat

Un seul planificateur gère désormais quotidiennement la planification globale de tous les techniciens Signpost, sans que les régions ne perdent leur identité et leur autonomie (suivi des calamités, maladies et congés, répartition vers les techniciens de service, etc.).

D'un simple clic, tous les rendez-vous sont planifiés en masse, sans perte d'efficacité. Les principaux KPI :

• Moins de temps de planification (-85%).
• Coût de transport réduit pour les techniciens (-35%).
• Plus de travail effectué (+25%) et donc plus d'écoles visitées et moins de cas ouverts.

La planification ne constitue ainsi plus un goulot d'étranglement mais un accélérateur de croissance pour Signpost.