Comment FitnessKing fait confirmer 80% des rendez-vous numériquement

FitnessKing est le plus grand magasin spécialisé en équipement de fitness du Benelux et leur service va au-delà de la vente. L'entreprise familiale souhaite planifier les installations, l'entretien et les réparations à domicile de la manière la plus rapide, efficace et conviviale possible. Le processus de planification manuel demandait beaucoup de temps et la communication avec les clients était souvent laborieuse. Pour améliorer cela et réaliser plus de rendez-vous numériques, FitnessKing a choisi Movetex.  

Planification de service : un défi chronophage

Chez FitnessKing, l'accent a toujours été mis sur la satisfaction client, mais la planification efficace des installations, réparations et livraisons était un casse-tête complexe. « Lors de la planification des rendez-vous, nous perdions surtout beaucoup de temps à communiquer », raconte Nikolas Van der Veken, Directeur Général. « Les clients ne sont pas toujours joignables par téléphone et les allers-retours par mail prennent du temps. »

Les quatre techniciens de FitnessKing effectuent des missions de durée variable, avec parfois plusieurs techniciens par tâche. Auparavant, le back-office cherchait manuellement dans les agendas des créneaux horaires disponibles et appelait le client pour faire une proposition. Il n'était pas rare d'atterrir sur la messagerie vocale ou dans un long échange de mails, ce qui rendait la planification stressante et sujette aux erreurs.

« Lors de la planification des rendez-vous, nous perdions surtout beaucoup de temps à communiquer. Les clients ne sont pas toujours joignables par téléphone et les allers-retours par mail prennent du temps. »Nikolas Van der Veken, Directeur Général, FitnessKing

Movetex Services : vue d'ensemble et automatisation intelligente

FitnessKing a choisi Movetex Services, entièrement intégré avec Odoo. Dès qu'une commande est approuvée dans Odoo, un ticket est automatiquement créé dans Movetex. Toutes les exigences – type de mission, durée, préférences du client et nombre de techniciens nécessaires – sont prises en compte dans la planification. Movetex génère automatiquement les meilleures combinaisons, tient compte des temps de trajet et des heures de travail, et propose au planificateur des options intelligentes pour des missions supplémentaires.

Les clients reçoivent automatiquement une proposition de rendez-vous numérique via le portail client de FitnessKing. Ils ont 48 heures pour confirmer ou refuser. En cas de refus ou de non-réponse, le planificateur est directement informé et une proposition alternative peut être envoyée. Ainsi, plus de 80% des rendez-vous se déroulent sans contact téléphonique.

Les techniciens utilisent l'application Mobile Workforce pour suivre leur planning, exécuter des missions, collecter des photos et des signatures, et donner des commentaires. Les matériaux et les flux de stock sont automatiquement synchronisés avec Odoo, de sorte que l'administration et la facturation sont toujours à jour.

« Movetex Services est couplé à notre ERP. Dès qu'une commande est acceptée dans Odoo, l'ensemble du processus de planification et d'exécution se déroule dans Movetex. »Nikolas Van der Veken, Directeur Général, FitnessKing

Plus d'efficacité et une meilleure expérience client

Depuis la mise en œuvre de Movetex, la planification est beaucoup plus efficace. Le back-office peut planifier rapidement et clairement, résoudre les imprévus et combiner de manière optimale plusieurs missions. Les techniciens ont une vision complète de leur planning, peuvent communiquer en route avec le back-office et n'ont plus besoin d'appeler pour des détails ou du matériel.

Le plus grand avantage selon Nikolas est la baisse drastique des appels téléphoniques. Plus de 80% des rendez-vous se déroulent numériquement, et les clients suivent leur technicien en direct via le portail client. De ce fait, la satisfaction client a augmenté, tandis que les planificateurs gagnent du temps pour d'autres tâches.

« En quelques clics, nous planifions maintenant nos rendez-vous efficacement et envoyons une invitation au client. Plus de 80% l'acceptent numériquement, sans contact téléphonique. »Nikolas Van der Veken, Directeur Général, FitnessKing