Comment Aquaflam planifie plus efficacement 6 000 visites de maintenance par an avec Movetex

En tant qu'expert en protection incendie, Aquaflam fournit des solutions pour l'installation et la maintenance des moyens de première intervention, y compris les extincteurs et les dévidoirs. Avec une équipe de plus de 10 techniciens de service, Aquaflam effectue environ 6 000 visites de maintenance par an, soit la gestion et le contrôle de plus de 100 000 appareils.

Pour continuer à organiser efficacement ce grand flux de contrôles périodiques, de réparations et de remplacements, Aquaflam a choisi le logiciel de planification intelligent de Movetex, entièrement intégré à leur propre système ERP.

Du trafic e-mail manuel au flux numérique

Avant la mise en œuvre de Movetex, la planification chez Aquaflam se faisait en grande partie manuellement. « Les propositions de rendez-vous étaient envoyées par mail, puis commençait l'échange de mails avec les clients pour fixer une date », raconte Niels Wittouck, responsable du service chez Aquaflam. « Cela demandait énormément de temps et de suivi de la part des planificateurs, alors que c'était en fait un travail purement administratif. »

Avec des milliers de visites de maintenance annuelles, cette méthode de travail devenait de moins en moins évolutive. Aquaflam cherchait une solution capable de professionnaliser et d'automatiser à la fois leur planification et leur communication client.

« Ce qui nous a tout de suite plu chez Movetex, c'est la combinaison d'une planification intelligente et d'une communication numérique avec les clients. Le système réfléchit vraiment avec nos planificateurs », selon Niels.

« Auparavant, planifier c'était surtout chercher et envoyer des mails. Aujourd'hui, nous recevons immédiatement des propositions intelligentes et la communication se déroule en grande partie automatiquement. »Niels Wittouck, Responsable Service, Aquaflam

Planification intelligente, couplée à son propre ERP

Aujourd'hui, Movetex est entièrement intégré au système ERP développé en interne par Aquaflam. Les nouvelles missions sont automatiquement envoyées à Movetex. Dès qu'un client confirme son rendez-vous numériquement, les informations de planification reviennent automatiquement vers l'ERP.

Les planificateurs utilisent quotidiennement des fonctions telles que la meilleure proposition, où Movetex suggère automatiquement quel technicien, quel jour et quel itinéraire sont les plus efficaces. De plus, les planificateurs peuvent également planifier plusieurs missions en une seule fois sur plusieurs jours, Movetex assurant immédiatement une répartition et un itinéraire optimaux, d'un simple clic. Ainsi, les planificateurs n'ont plus besoin de faire des puzzles manuellement.

En moyenne, un technicien visite 4 à 7 sites par jour. Grâce aux itinéraires optimisés, les techniciens d'Aquaflam réalisent aujourd'hui des journées complètes avec en moyenne 65 kilomètres et environ 1 heure de temps de conduite par jour. Le résultat : des coûts de déplacement réduits et une utilisation productive plus élevée de la capacité disponible.

« Nos itinéraires sont aujourd'hui construits de manière beaucoup plus logique. Nous perdons moins de temps sur la route et tirons le meilleur parti de chaque journée de travail. »Niels Wittouck, Responsable Service, Aquaflam

70% des clients confirment numériquement

La communication client a également été complètement repensée. Après la planification des missions, Aquaflam envoie via Movetex des invitations de rendez-vous numériques par e-mail. Les clients peuvent confirmer ou refuser leur proposition en un clic.

Aujourd'hui, environ 70% des clients confirment leur rendez-vous entièrement numériquement, sans qu'un suivi téléphonique ou par mail ne soit nécessaire.

« Cela signifie concrètement que pour sept clients sur dix, nous n'avons plus besoin de faire d'action manuelle », explique Niels. « Ce gain de temps dans le back-office est énorme. Auparavant, les planificateurs passaient des heures par jour à envoyer et suivre des mails. Aujourd'hui, ils peuvent se concentrer sur les exceptions ou sur les clients qui ne confirment pas numériquement. »

« Les emails en masse et les confirmations numériques nous épargnent quotidiennement énormément de travail de suivi. On le ressent tout de suite dans l'équipe. »Niels Wittouck, Responsable Service, Aquaflam

Résultats mesurables dans la planification et le back-office

L'impact de Movetex est clairement perceptible dans le fonctionnement quotidien. La planification est plus rapide et plus cohérente, les itinéraires sont plus efficaces et le suivi administratif a fortement diminué grâce à la communication numérique.

Les planificateurs peuvent traiter plus de travail avec la même équipe, sans pression supplémentaire. Les modifications peuvent être facilement adaptées sans que toute la planification doive être retravaillée.

« Notre fonctionnement de service est aujourd'hui bien plus gérable », conclut Niels. « Nous gagnons du temps, travaillons de manière plus structurée et pouvons servir nos clients plus correctement et plus rapidement. C'est exactement ce que nous cherchions. »