Het is (al lang) tijd voor Software as a Service (SaaS) en hier is 10x waarom

We vertellen niets nieuws: het is al lang een goed idee om je bedrijfsprocessen in de cloud te beheren. Er zijn nog steeds bedrijven die softwarepakketten laten draaien op computers of servers die fysiek op hun locatie zijn geïnstalleerd (= on-premise software). Het besef dat dit in de toekomst eens moet veranderen, is wel altijd aanwezig. Maar intussen heeft een globale pandemie dit ‘goed idee’ verandert in een must. Covid-19 heeft de noodzaak onderstreept om een volledig onderhouden en veilige IT-infrastructuur te hebben die altijd en van overal toegankelijk is.  

Dit geldt voor alle softwareoplossingen, dus ook voor planning software voor leveringen en field services. Cloud based software biedt hier de oplossing. En het leuke hieraan is dat je de software niet moet aankopen maar je betaalt voor het gebruik en de bijhorende totale service: Software as a Service (SaaS). 

We geven 10 voordelen die van SaaS planning software een no brainer maken.

1.    De cloud: altijd en overal bereikbaar

We werden allemaal geconfronteerd met thuiswerken tijdens de coronacrisis. Planning software die enkel geïnstalleerd is op pc’s op kantoor was opeens niet meer bereikbaar voor planners en dispatchers. Cloud software biedt hier veel meer flexibiliteit. Het is toegankelijk van overal ter wereld, als je maar een internetverbinding hebt. Niet enkel je medewerkers kunnen de software van gelijk waar gebruiken maar ook jij hebt van overal toegang tot alle planningsdata van het bedrijf. 

Indien jouw bedrijf planningsactiviteiten heeft op verschillende vestigingen heb je met cloud based software gecentraliseerde toegang tot de afzonderlijke applicaties die in het andere geval elk op zijn locatie zijn weggestopt.

2.    Het bespaart kosten

Je moet als bedrijf niet meer investeren in technologie-infrastructuur. Je hoeft geen dedicated servers meer te kopen, te installeren en te configureren die binnen de kortste tijd verouderd zijn. Je hoeft ook geen softwarepakket eenmalig aan te kopen maar je betaalt abonnementskosten voor SaaS-pakketten. En bovendien betaal je alleen voor wat je nodig hebt. Anders gezegd: grote kapitaaluitgaven (CAPEX) worden vervangen door kleinere en efficiëntere operationele kosten (OPEX).

3.    Het is wél schaalbaar

Als jouw bedrijf groeit, met meer mensen op de baan en complexere planningsvereisten, kan de capaciteit van de planning software snel worden opgevoerd om aan jouw behoeften te voldoen. Met minimale inspanningen staan nieuwe voertuigen en gebruikers online en krijg je toegang tot extra kaartmateriaal. Ook de server wordt gemakkelijk opgeschaald indien nodig. Andersom geldt ook: heb je even minder voertuigen of techniekers nodig, dan kan je dit gemakkelijk terug draaien.  

4.    Software blijft automatisch up-to-date 

On-site software veroudert altijd. Upgrades voor deze software, dikwijls verspreid over meerdere locaties in je netwerk, kosten geld en moeite. Bij SaaS betaal je abonnementskosten voor een full service met daarin automatische updates. Nieuwe, waardevolle functies worden toegevoegd en de user experience wordt steeds beter. Een goede softwareleverancier blijft continu up-to-date maar garandeert ook dat nieuwe updates de gekende manier van werken niet verstoren (backwards compatibility).

5.    Meer en betere support van je software provider

Je hebt een vraag over jouw specifieke planningscase, je wilt een specifiek scherm of functionaliteit die je enorm zou vooruit helpen of je ontdekt een fout in de software (bug) die snel moet worden opgelost. Dankzij de cloud kan jouw softwareleverancier je de ondersteuning bieden die jij wenst. Het team kan snel meekijken in jullie applicatie, antwoorden bieden of wijzigingen snel live zetten. Zonder ook maar één keer ter plaatse te komen en daardoor tijd te verliezen. 

Een goede planning software partner kijkt ook proactief mee om zeker te zijn dat de klant alles uit de software haalt en geeft advies waar nodig.

6.    Minder druk op jouw interne IT-afdeling

We haalden het al aan, je betaalt een licentiekost voor een totale service. Dit betekent ook dat jouw interne IT-afdeling ontlast wordt. Of dat je geen dure externe consultants moet betalen. 

Jouw planning software provider is verantwoordelijk voor de continue toegang tot de applicatie, upgrades, onderhoud, bug fixes en het meten van de prestaties. Ze staan ook in voor het onderhoud en de monitoring van de databases, (cloud) servers en beveiliging. Het is hun core business. En door toegewijde teams, ervaring en schaalvoordeel kunnen ze dit aanbieden tegen lagere kosten. Alles gebeurt achter de schermen dus concentreer je gerust op dat waar jouw bedrijf het beste in is: service bieden voor jouw klanten. 

7.    Gewoonweg betere prestaties

Elke gebruiker werkt met de software alsof het op de lokale desktop zou werken en ze beschikken over alle functies en de nodige rekenkracht. Bedrijven ondervinden vrijwel onmiddellijk dat cloud based software beter werkt, omdat on-premise computers die ze voorheen gebruikten gewoonweg verouderd waren en niet langer geschikt voor de groeiende bedrijfsvolumes. 

Met een continu onderhoud van de software streeft de leverancier ook voortdurend de hoogste graad van kwaliteit na voor hun product.

8.    Je applicatie én data staat veilig in de cloud

Bij onvoorziene omstandigheden staan je bedrijfs- en planningsdata veiliger in de cloud dan wanneer ze op je eigen servers zouden staan. Aanbieders van software doen op hun beurt beroep op cloud providers die intensief bezig zijn met security en privacy. Ook tijdens onderhoud aan de machines blijft jouw applicatie en data beschikbaar zonder downtime. 

Planningen zijn vaak het kloppend hart van de onderneming. Het uitvallen van jouw planningsapplicatie legt de normale bedrijfsuitvoering stil en kost handenvol geld. Bij SaaS vermijd je dit risico.

9.    Verschillende softwaresystemen kunnen connecteren

In deze blog post vertelden we dat het eenvoudig is voor softwarepakketten om functionaliteiten van andere software te integreren en data uit te wisselen. Movetex planning software vraagt bijvoorbeeld historische verkeersdata op bij andere technologiebedrijven. Of onze software kan alle planningsdata automatisch halen uit de ERP of CRM die onze klant gebruikt. De cloud maakt het uitwisselen van data tussen verschillende applicaties een pak eenvoudiger.

10.    Je bent future proof

Waar big data, artificiële intelligentie en Internet of Things (IoT) nu stilaan een goed idee zijn, zal dit op korte termijn ook een must worden om concurrentieel te blijven. 

Big data analyses kunnen zeer waardevolle inzichten geven, artificiële intelligentie kan je planning nog slimmer maken en met IoT kan je voertuigen, devices en machines verbinden met het internet en zo veel sneller belangrijke data toegeleverd krijgen. Alle drie hebben ze te maken met massale dataflows en die beheer je het beste in de cloud.  

Klaar om te starten met cloud based planning software? Of om de overstap te maken? Wij kunnen je helpen met dit snel en soepel te laten verlopen. Neem contact met ons op en we lichten je vrijblijvend toe hoe we dit doen.