Zijn Outlook en Google de juiste tools?

In de huidige wereld van buitendienstplanning en servicebeheer zijn Google Maps en kalenders zoals Outlook nog steeds veelgebruikte tools. Begrijpelijk, het zijn zeer gebruiksvriendelijke toepassingen met een beperkte kostprijs. Ze bieden heel wat voordelen, maar lopen anderzijds ook tegen limieten. In deze blog buigen we ons over de vraag of dit de juiste tools zijn voor de planning van een buitendienst en wanneer het tijd is om te upgraden naar geavanceerde scheduling software.

Outlook en andere kalendertools

Google Agenda en Microsoft Outlook zijn gekende en zeer goede interfaces voor eenvoudige afspraakplanning en agenda-beheer. Je kan zeer snel afspraken toevoegen of bewerken en de beschikbaarheid van de medewerkers controleren. Vaak wordt gewerkt met verschillende kleuren om bepaalde categorieën van opdrachten aan te geven. Je krijgt een snel overzicht, voor meerdere agenda’s tegelijk.

Bovendien kan je in een kalenderafspraak heel wat informatie kwijt. Je hebt een vrij tekstveld en alle informatie stroomt meteen door naar de juiste buitendienstmedewerker. 

Google Maps

Google Maps hoeft niet veel uitleg. Iedereen kent Google Maps. Het is een krachtig hulpmiddel bij het vinden van locaties en het berekenen van de afstand tussen twee of meerdere locaties. Het biedt ook real-time verkeersinformatie, wat nuttig kan zijn bij dringende interventies of last minute wijzigingen. Het wordt door planners vaak gebruikt om af te toetsen of de afstand tussen twee verschillende opdrachten niet al te groot is.

Wanneer lopen deze tools tegen hun limieten?

Google Maps en Outlook kalender bieden enkele voordelen voor buitendienstplanning, maar hebben ook beperkingen. De kalenders bieden bijvoorbeeld geen automatische takenallocatie en Google Maps geen routeoptimalisatie. Het zijn geen slimme toepassingen die de planners kunnen ondersteunen in het maken van beslissingen. Dit betekent dat het planningsproces nog steeds handmatig moet worden uitgevoerd. Planners moeten zelf naar vrije momenten zoeken in de agenda’s van de juiste medewerkers en zelf proberen de optimale route voor elke medewerker te plannen. Daardoor kan het planningsproces tijdrovend zijn en is efficiënt plannen een zeer moeilijke opdracht. Het kan haalbaar zijn maar dan vooral voor kleinere teams of bedrijven met eenvoudige planningsvereisten. 

Voor groeiende bedrijven ligt dit moeilijker. Hoe meer agenda’s, hoe moeilijker je het overzicht bewaart. Het aantal agenda’s waarin je tegelijk kunt kijken is beperkt en niet schaalbaar. 

Maar vooral de complexiteit van de planning speelt een belangrijke rol. Hoe meer opdrachten een medewerker kan uitvoeren per dag, hoe moeilijker het wordt om efficiënte routes te plannen. En dan zijn er nog heel wat andere zaken die de planning complexer kunnen maken. Denk aan verschillende skills van medewerkers, gevraagde tijdsvensters van klanten of andere prioriteiten van opdrachten. Hier allemaal rekening mee houden bij het handmatig zoeken naar het juiste moment voor een afspraak is aartsmoeilijk. En dikwijls moet dit zelf gebeuren met de klant aan de lijn, wat voor nog meer stress zorgt.

Naast de grootte van het team van buitendienstmedewerkers en de complexiteit van de planning kan er nog een derde reden zijn waarom kalenders en Google Maps niet meer voldoen. En dat is hoe dynamisch de planning is. Opdrachten die nog verplaatst kunnen worden, tijdsblokken die moeten gereserveerd worden en last minute wijzigingen die de planning kunnen verstoren zijn maar een paar voorbeelden die niet voor een vaste planning zorgen. Dit allemaal manueel oplossen, is heel erg moeilijk. Planners met tonnen ervaring kunnen dit eventueel nog managen maar zij zijn dan weer moeilijk te vervangen indien ze afwezig zijn. 

Samengevat: de grootte, complexiteit en dynamiek van de planning kunnen ervoor zorgen dat manueel plannen met kalenders en Google Maps tijdrovend is. Een oplossing vinden is vaak voldoende en belangrijker dan een efficiënte oplossing vinden, wat te moeilijk is. Op dat moment voldoen Google Maps, Outlook kalenders of zelf andere beperkte agendatools in bijvoorbeeld ERP systemen niet meer en is het tijd om uit te kijken naar geavanceerde scheduling software. 

Geavanceerde scheduling software

Groeiende bedrijven met complexe planningen die efficiëntie willen verhogen en productiviteit willen maximaliseren, moeten investeren in geavanceerde scheduling software. Het verschil met beperkte planningstools is dat deze software veel meer intelligentie bevat. Alles wordt op maat ingesteld van het planningsproces van het bedrijf. Nadien kan de software er in slagen om automatisch te plannen, continu te optimaliseren of de planners te ondersteunen met slimme voorstellen zodat ze zeer snel maar toch zeer efficiënt beslissingen kunnen maken. 

Geavanceerde scheduling software biedt verschillende voordelen voor bedrijven, waaronder:

• Een efficiëntere backoffice: de back office wordt continu ondersteund bij de planning en het communiceren met klanten. Door slimme tools kan de planningstijd drastisch verminderd worden. 
• Minder fouten: geavanceerde software kan helpen bij het minimaliseren van menselijke fouten door automatisering van taken en processen, waardoor de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de planning wordt verbeterd.
• Hogere productiviteit van de buitendienst: door continue optimalisatie van de planning en van de routes daalt het aantal kilometers en rijtijd en hebben de medewerkers meer tijd om opdrachten bij de klant uit te voeren.
• Betere klantenservice: de planning houdt rekening met alle eisen van de klant. Bovendien kan de dienstverlening worden verbeterd door snellere responstijden, betere klantcommunicatie en meer flexibiliteit in het planningsproces.
• Real-time updates: geavanceerde scheduling software biedt real-time updates en een overzicht van de huidige planning en vooruitgang, zodat de backoffice snel kan reageren op last minute wijzigingen.

Conclusie

In de huidige wereld van buitendienstplanning en servicebeheer worden Google Maps en kalenders zoals Outlook nog vaak gebruikt. Hoewel deze tools nuttig kunnen zijn voor kleine teams of bedrijven met eenvoudige planningsvereisten, hebben ze beperkingen en nadelen voor groeiende bedrijven met complexere planningsvereisten. Geavanceerde scheduling software kan de efficiëntie, productiviteit van de medewerkers en de klantentevredenheid enorm verhogen. Denk maar aan automatische takenallocatie, continue routeoptimalisatie, beste voorstellen, waarschuwingen, real-time informatie en veel meer. Het gebruik van geavanceerde planning software zal bedrijven helpen hun buitendienstactiviteiten te optimaliseren en te verbeteren.