Wanneer is route planning software aan de orde en is uw bedrijf er klaar voor?

Voor veel bedrijven is het plannen van routes niet zo eenvoudig als gewoon even Google Maps raadplegen. Vaak moet rekening gehouden worden met tijdsvensters van klanten, verschillende voertuigtypes met andere capaciteiten, een gelijke verdeling van de werkdruk onder chauffeurs, enzovoort. Op deze manier wordt de ritplanning al snel zeer ingewikkeld en moeilijk op te lossen. 

Menselijke databanken en gezond boerenverstand

Een oplossing vinden voor het probleem is vaak al een hele uitdaging op zich en de planner mag terecht tevreden zijn indien een gevonden oplossing niet al te veel voorwaarden schaadt. De vraag blijft natuurlijk of dit wel een efficiënte oplossing is en of er geen betere oplossingen mogelijk zijn.

Veel bedrijven berekenen de planning van de komende dagen op basis van eerder gebruikte planningen. Men gaat de reeds gebruikte routes aanpassen aan eventuele wijzigingen van de orders. Op deze manier ontstaan historisch gegroeide routes waarbij het totale overzicht van de planning uit het oog verloren wordt. Van een optimale oplossing is nog zelden sprake.

Andere bedrijven hangen te veel af van hun goede werknemers. Planners die de landkaarten uit hun hoofd kennen en weten van elke klant wanneer en hoe die beleverd moet worden zijn geen uitzondering. Collega’s zijn terecht ongerust indien deze menselijke databanken in verlof zijn of plots afwezig zijn door langdurige ziekte.

Kortweg kan je stellen dat planning software aan de orde is als het planningsvraagstuk niet meer met gezond boerenverstand op te lossen is en het bedrijf sterk afhangt van enkelingen die alle parameters uit het hoofd kennen. Dan wordt het tijd om hulp in te schakelen. In tegenstelling tot basis management systemen (ERP, TMS of WMS, …) is een route planning software veel intelligenter. Het lost immers complexe problemen op door heel veel combinaties door te rekenen. Er zijn te veel mogelijkheden voor het menselijk brein en de planner kan het nooit meer winnen van een aantal computerprocessors die tegelijkertijd in parallel zinvolle oplossingen uitrekenen.

Een goede planning software vindt niet enkel snel een oplossing voor de complexe puzzel maar gaat deze oplossing ook verder optimaliseren. In een volgende blogpost gaan we dieper in hoe die optimalisatie technisch in zijn werk gaat, maar het eindresultaat hiervan geven we al mee: een lagere transportkost en heel wat tijd die vrijkomt voor de planner die hij op een efficiënte manier kan besteden aan zaken die er echt toe doen.

Kortweg kan je stellen dat planning software aan de orde is als het planningsvraagstuk niet meer met gezond boerenverstand op te lossen is en het bedrijf sterk afhangt van enkelingen die alle parameters uit het hoofd kennen.

Uit de starblokken?

Elk bedrijf is anders en heeft andere doelstellingen en behoeftes bij een planning. Een voorafgaande behoefteanalyse is dus onmisbaar. De software moet weten met welke doelstellingen en voorwaarden de planner vandaag rekening houdt.

Wat zijn de KPI’s van het bedrijf en hun belang, wat zijn de vlooteigenschappen (laadcapaciteit, snelheid, …), welke eisen hebben de klanten, welke voorwaarden zijn er m.b.t. de ingezette chauffeurs? Elk aspect dat een invloed heeft op de planning wordt nu onder de loep genomen. Enkel zo kunnen de juiste parameters en gewichten ingesteld worden bij goede planning software.

Daarnaast moet het algoritme correct gevoed worden met gestructureerde data (garbage in is immers garbage out). Om automatisch te kunnen plannen, is het noodzakelijk dat de planningsdata op de één of de andere manier gestructureerd kan worden aangeleverd. Bedrijven die vandaag orders met pen en papier bijhouden, moeten eerst de stap naar automatisatie hebben gezet. Voor automatische planning hoef je echter geen volledige ERP-integratie achter de rug te hebben. Een goed logistiek softwarepakket kan bijvoorbeeld ook de data inlezen vanuit een gestructureerde Excel-file in een bepaald format.

Veel bedrijven werken echter met een management systeem. Enterprise Resource Planning (ERP) wordt gebruikt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Warehouse Management Systemen (WMS) zijn dan weer informatiesystemen voor magazijnbeheer en een Transport Management System (TMS) ondersteunt de logistieke processen. Het zou niet efficiënt zijn indien alle data zoals adressen, informatie over de leveringen, voertuigen, werknemers en klanten manueel uit deze systemen moeten worden getrokken om vervolgens ingelezen te worden in de planning software. Goede planning software kan door middel van API’s geïntegreerd worden in de gebruikte software. Zo verandert er weinig aan de digitale werkomgeving voor de planner en wordt het gebruikte management systeem dan weer in één klap een stuk intelligenter.

Conclusie

Indien het voor de planner heel moeilijk wordt om een oplossing te vinden voor het planningsvraagstuk of wanneer het bedrijf te afhankelijk wordt van menselijke databanken, kan de hulp van software ingeschakeld worden. Intelligente planning software zorgt voor een geoptimaliseerde oplossing die rekening houdt met de KPI’s en voorwaarden van het bedrijf. Na een grondige vooranalyse kan de gestructureerde data ingelezen worden of kan de planning software geïntegreerd worden in gebruikte management systemen.

Zelf planning software inzetten? Bespaar tijd en geld met Movetex planning software. Ontdek het hier.