FenekO automatiseert routeplanning met Movetex als slim bouwblok in hun ERP-software

FenekO is een sterk groeiende KMO met meer dan 100 werknemers. Ze zijn in België de referentie op vlak van aluminium insectenwering, deurpanelen en plaatbewerking. Al meer dan 20 jaar leveren ze hun kwalitatieve producten aan professionele partners zoals schrijnwerkers, fabrikanten en installateurs van ramen, deuren, zonweringen en raamdecoratie.

Bij het bedrijf uit Brussel dragen ze innovatie hoog in het vaandel. Zo investeren ze voortdurend in de optimalisatie en automatisatie van het productieproces. Maar ook andere bedrijfsprocessen zoals de dagelijkse leveringen werden aangepakt.

FenekO maakt optimaal gebruik van beschikbare middelen

FenekO voert per dag gemiddeld tussen de 100 en 150 leveringen uit. Van april tot oktober loopt dit aantal nog op tot een tweehonderdtal leveringen per dag. De planning software van Movetex berekent hiervoor het aantal benodigde voertuigen en de meest efficiënte routes.

Dirk Bomans, Plant Manager Transport & Logistiek bij FenekO, licht de planning toe. “De planning software maakt in eerste instantie optimaal gebruik van onze interne trucks en bestelwagens. Pas als de capaciteit van ons eigen wagenpark maximaal benut is, worden voertuigen van externe partners opgenomen in de planning. Deze externe chauffeurs hebben natuurlijk niet dezelfde handelingen en skills als onze eigen geroutineerde, vaste mensen. Om dit verschil op te vangen, vermenigvuldigt Movetex de droptijd van leveringen die door een partner worden uitgevoerd automatisch met een bepaalde factor en past dit toe op hun respectieve ritten.”

Daarnaast berekent de software de routes met het minste aantal kilometers die toch aan alle planningsvereisten voldoen. “De routeplanning houdt rekening met de capaciteit van onze verschillende voertuigen, de werktijden van onze chauffeurs en zelfs specifieke leveringstijden. Met tags kunnen we daarenboven heel gemakkelijk sturen of een levering mag of moet gebeuren met een bestelwagen of truck. Zo kunnen de grootste vliegenramen enkel geleverd worden door een truck met de grootste container. De software kan hier zonder problemen mee om.”

Van spreadsheets naar volledige automatisatie via APIs

In een eerste testfase maakten ze bij FenekO gebruik van spreadsheets om de vereiste data van de leveringen in de planning software van Movetex te importeren. Deze spreadsheet werd uit de ERP-software van FenekO gedownload en in Movetex geïmporteerd. Eventuele last-minute bestellingen werden manueel nog toegevoegd.

Eens de planning software volledig op punt stond en aangepast was aan de planningsprocessen van FenekO, dachten ze al snel een stap verder. Ze zagen meteen de winsten van een automatische data-overdracht van het ene softwaresysteem naar het andere. Nog meer efficiëntie dus, iets waar het team van Movetex elke dag naar streeft.

“Dankzij de API-koppeling is de data-overdracht tussen ons ERP-systeem en Movetex geautomatiseerd. We hebben nog meer tijdswinst kunnen boeken en is er minder kans op menselijke fouten.”Dirk Bomans, Plant Manager Transport & Logistiek, FenekO

Dirk verduidelijkt de nieuwe werkwijze: “Via APIs werd onze ERP-software gekoppeld met Movetex. Wanneer we de planning willen maken, sturen we via één klik op de knop alle data door naar de software van Movetex. Daar wordt automatisch een routeplanning gemaakt en geoptimaliseerd. We kunnen de routes bekijken en eventueel nog manueel wijzigen. Als er nog last-minute bestellingen zijn, sturen we deze meteen vanuit onze ERP naar de berekende planning van die dag. Eens de planning definitief is, stroomt alle planningsdata terug naar ons ERP-pakket van waaruit de pickinglijsten worden gegenereerd. Diezelfde data wordt dan weer gebruikt om door te sturen naar de mobiele Proof of Delivery-applicatie die op de scanners van onze chauffeurs staat geïnstalleerd.”

Een enorme verbetering, vindt Dirk. “Deze werkwijze is nog efficiënter, en doordat er geen manuele interventies aan te pas komen, is de kans op fouten veel kleiner. Daarenboven sparen we er ook nog eens heel wat tijd mee uit.”

Sneller en eenvoudiger plannen, ook in de drukste seizoenen

Dirk vertelt dat het planningsproces er sterk is op vooruitgegaan. “Voordat we Movetex gebruikten, werkten we met een verouderd pakket. Het was desktop software, geïnstalleerd op lokale servers. Het systeem was bijzonder traag en ingewikkeld en vereiste te veel manuele acties. Bovendien was de software soms niet beschikbaar terwijl we de leverancier niet konden bereiken. Als je dan onder tijdsdruk snel een manuele planning moet maken, word je niet blij.”

Door deze frustraties en de nood aan een betrouwbare partner gingen ze bij FenekO op zoek naar een nieuwe leverancier. “We hadden enkele vereisten: de software moest cloud-based, gebruiksvriendelijk en snel zijn, met support waar je op kan rekenen. Op basis hiervan hadden we drie pakketten weerhouden. Uiteindelijk was het duidelijk dat Movetex er met kop en schouders bovenuit stak. Het is een softwarepakket met een zeer fijne gebruikservaring die aan het overgrote deel van onze vereisten kon voldoen. Het team was van bij het begin zeer transparant en ging mee in onze business processen, waardoor er al heel snel een klik ontstond die belangrijk is om hebben met een softwarepartner.”

“Tijdens het pre-sales traject was het duidelijk dat het Movetex team een luisterend oor had. Het was niet de partner die enkel hun oplossing kwam aanbieden maar ze dachten mee met onze business processen.”Dirk Bomans, Plant Manager Transport & Logistiek, FenekO

Dirk heeft geen spijt van de keuze voor Movetex. “De routeplanningen zijn telkens zeer efficiënt en logisch. We maken de planning nu in maximum 30 minuten, waar we met het vroegere pakket soms meerdere uren nodig hadden. En als we dan toch nog vragen hebben, dan is ons aanspreekpunt altijd bereikbaar.”

De Plant Manager van FenekO ziet nog een laatste voordeel. “In ons drukste seizoen schaalt de software mee met onze leveringen. De prijszetting van Movetex is flexibel waardoor we niet hoeven te betalen voor licenties die we niet nodig hebben. Wij hebben geen omkijken naar het bijhouden van hoeveel licenties we wanneer gebruiken, Movetex ontzorgt ons van die administratieve rompslomp.”